DOANH NGHIỆP VẬN TẢI QUẢN LÝ DÒNG TIỀN HIỆU QUẢ NHỜ PHẦN MỀM LOGISVIET
2022-12-13 - Quỳnh Hương - 3065

1. Những lỗ hổng trong quản lý dòng tiền hiện nay của doanh nghiệp vận tải
Thực trạng về vấn đề quản lý dòng tiền của các doanh nghiệp vận tải hiện nay còn rất nhiều lỗ hổng, vấn đề cần kiểm soát lại:
Vấn đề đầu tiên đáng quan ngại nhất đó chính là việc không tổ chức công tác tài chính kế toán nội bộ: Hầu hết trong các doanh nghiệp vận tải, khối lượng công việc của một kế toán viên rất nhiều và áp lực cao. Tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp lại không chú trọng đến việc đào tạo/hướng dẫn tổ chức/ cơ cấu bộ phận kế toán theo một tiêu chuẩn, không phân loại chi phí và sắp xếp các nhóm đúng theo quy định nhà nước, mà hầu hết công việc đều xử lý dựa trên kinh nghiệm của kế toán viên, dẫn đến việc dòng tiền doanh nghiệp được xử lý và phân tích không phù hợp, làm cho những nhà quản trị dễ mắc phải sai lầm khi nhận định tình hình và đưa ra những quyết định không đúng, làm lệch hướng công ty.
Thứ hai, doanh nghiệp vận tải chưa có một hệ thống/quy trình theo dõi doanh thu chi phí theo từng tháng/ năm: Quản lý dòng tiền là một vấn đề không hề dễ dàng, bản thân nó cũng cần phải có một quy trình riêng; dòng tiền từ khi chi ra đến khi thu vào đều có một sự liên kết và tương quan nhất định. Tuy nhiên các CEO rất lơ là trong vấn đề này, họ thường để cho các bộ phận kế toán tự vận lộn với đống chứng từ và tổng hợp thông tin những file excel rời rạc. Do không có quy trình rõ ràng nên rất khó theo dõi được các chuyển động của dòng tiền trong thời gian trung và dài hạn, mà chủ yếu chỉ xem được báo cáo lãi do kế toán đưa về, trong khi những số liệu này cũng chưa chắc chính xác 100%. Điều này dẫn đến, doanh nghiệp luôn bị động, không nhìn thấy rõ những điểm nghẽn trong dòng tiền và vẫn loay hoay không có hướng xử lý dứt điểm.
Hơn nữa, phương pháp quản lý thủ công trên sổ sách, excel và lưu trữ giấy tờ quá nhiều đã trở nên lỗi thời và bất cập vì không thể truy xuất thông tin nhanh chóng, đến khi có vấn đề xảy ra thì rất khó để kiểm tra, đối chiếu và xác định lỗi do bên nào, thậm chí làm mất rất nhiều thời gian và công sức.
Thứ ba, đó là các CEO hay nhà quản trị không có thông tin mới nhất về dòng tiền: Do sử dụng báo cáo tay là chính và chưa có hệ thống quản trị chung nên hầu hết các thông tin về dòng tiền doanh nghiệp vẫn còn khá mập mờ và phụ thuộc vào yếu tố con người rất nhiều. Muốn biết hiện tại doanh nghiệp mình lãi lỗ như thế nào, hay các khoản thu công nợ quá hạn đã hoàn tất hay chưa, nhà quản trị luôn phải chờ đợi từ bộ phận kế toán. Bên cạnh đó, ban giám đốc cũng rất khó phát hiện ra sự sai sót của những con số, mà nếu có thì cũng khó để chủ động tìm ra nguyên nhân mà lại phải chờ đợi câu trả lời từ kế toán một lần nữa.
Dữ liệu kinh doanh rời rạc, số liệu không đảm bảo được tính xác thực, dẫn tới hậu quả, người điều hành doanh nghiệp không bao giờ thực sự biết doanh nghiệp của mình đứng ở đâu, không biết thực thu và thực chi bao nhiêu, có lãi hay không và thậm chí là có bao nhiêu dòng tiền vào/ra. Từ đó, nhà quản trị không có được cơ sở chính xác mỗi khi ra quyết định hoặc dây dựng chiến lược mới.
2. Doanh nghiệp vận tải quản lý dòng tiền hiệu quả nhờ phần mềm LogisViet
Phần mềm quản lý vận tải LogisViet ra đời trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 nên ứng dụng nhiều kỹ thuật công nghệ hiện đại, mang đến nhiều tiện ích và tối ưu hóa trải nghiệm cho người sử dụng. Đây là phần mềm giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp vận tải, vừa có thể điều phối vừa giám sát trên cùng một hệ thống. Phương thức vận hành và lưu trữ thông tin linh hoạt giúp đăng nhập và sử dụng, chia sẻ dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, đây là phần mềm với quy trình hoạt động chặt chẽ, có hệ thống phân quyền rất rõ ràng, giúp kiểm soát tối đa dòng tiền vào/ra của doanh nghiệp vận tải.
2.1. Doanh nghiệp vận tải quản lý dòng tiền Tạm ứng hiệu quả nhờ phần mềm LogisViet
Đối với doanh nghiệp vận tải, tiền tạm ứng phát sinh khá nhiều và diễn ra liên tục phục vụ cho nhiều hoạt động và mục đích khác nhau như: tạm ứng chi phí vận tải (để đi đường và chi trả các chi phí giao - nhận), tạm ứng nhập kho phụ tùng vật tư, tạm ứng để sửa chữa phương tiện, tạm ứng lương. Nếu không ghi nhận đầy đủ và theo dõi sát thì sẽ gây ra nhiều rắc rối trong việc quản lý dòng tiền, mâu thuẫn và tranh cãi giữa các bộ phận. Điểm cộng đầu tiên của phần mềm vận tải LogisViet đó chính là giúp cho việc theo dõi dòng tiền Tạm ứng của Kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn, đặc biệt là giúp phân loại và quản lý các hạng mục tạm ứng rõ ràng, đầy đủ thông tin. Khi sử dụng phần mềm, bạn sẽ dễ dàng biết được thời gian và số tiền tạm ứng của mỗi đợt, ứng cho nhân viên nào, đã chi bao nhiêu, còn lại bao nhiêu và đã hoàn về hay chưa. Mỗi khi có phát sinh, kế toán viên chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản là đã có thể ghi nhận và hạch toán trên hệ thống, giảm thiểu tối đa sai sót.
2.2. Quản lý các loại chi phí chặt chẽ nhờ phần mềm LogisViet
Việc tổ chức kế toán tài chính nội bộ, phân loại chi phí được thiết lập rõ ràng, dòng tiền ra vào được quản lý minh bạch, thể hiện rõ nguồn gốc thu - chi (từ tài khoản công ty/ cá nhân/ tiền mặt). Từ đó, giúp cho bộ phận kế toán và nhà quản trị hiểu rõ hơn chuyển động của dòng tiền; người thực hiện đỡ phải giải trình, còn người quản lý sẽ chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin.
2.2.1. Phí cố định và phí biến đổi
Phần mềm Logisviet cho phép thêm mới các loại chi phí dễ dàng và cài đặt hạn mức cho mỗi loại phí, đồng thời nhà quản trị được quyền lựa chọn có đưa khoản chi phí đó vào báo của công ty hay không.
- Đối với các chi phí cố định như phí thuê kho bãi, văn phòng, lãi ngân hàng,... chỉ cần cài đặt thông tin ban đầu, những lần sau hệ thống sẽ tự động ghi nhận và đưa vào báo cáo. Việc này giúp cho công việc hạch toán của kế toán trở nên đơn giản, và tiết kiệm thời gian hơn.
- Đối với các chi phí biến đổi, phần mềm có chức năng tạo phiếu thu và phiếu chi để kế toán linh hoạt cập nhật cho đúng với tình hình thu chi thực tế.
Bên cạnh đó, hệ thống hỗ trợ lưu kèm hình ảnh chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh để tiện kiểm tra và đối chiếu sau này, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ giấy tờ.
2.2.2. Chi phí hoạt động vận tải
Quản lý dòng tiền phát sinh trong hoạt động vận tải là công việc phức tạp và chiếm rất nhiều thời gian của kế toán. Vì những chi phí này phát sinh hằng ngày, hằng giờ; liên quan đến rất nhiều đối tượng như tài xế, điều độ, khách hàng, đối tác nhà xe… và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
2.2.2.1. Phí phát sinh trong quá trình giao - nhận
Bao gồm phí vé cầu đường, nâng/hạ cont, phí kiểm cont - kiểm seal, phí hạ sớm, phí đảo vỏ, lấy cont trái tuyến, phí bôi trơn… Các loại phí này thường phát sinh rất nhiều trong một chuyến hàng, nếu không ghi nhận đầy đủ và kiểm tra, lưu trữ các hóa đơn thanh toán thì sẽ rất dễ sai sót, bị nhân viên kê khống để trục lợi hoặc bỏ quên không thu khách hàng. Khi đó, người chịu thiệt hại chính là doanh nghiệp vận tải. Quá trình ghi nhận các phí này sẽ được phân chia rõ ràng, tài xế hoặc điều độ viên sẽ nhập thông tin của loại phí phát sinh, bao gồm số tiền và ngày giờ phát sinh, nguồn chi, đính kèm cả hình ảnh hóa đơn chứng từ, đồng thời được phép lựa chọn có thu tiền khách hàng đối với các loại phí chi hộ khách; sau đó kế toán sẽ kiểm duyệt lại lần cuối để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các phí này.
Những chi phí nào phát sinh và thuộc nhóm có thu khách sẽ được tự động cập nhật vào bảng công nợ khách hàng của tháng tương ứng, điều này giúp hạn chế tối đa sai sót và cũng là căn cứ để so sánh, đối chiếu khi làm việc với khách hàng, tránh được mâu thuẫn và tranh cãi giữa hai bên.
2.2.2.2. Phí nhiên liệu
việc quản lý dòng tiền liên quan đến phí nhiên liệu tưởng chừng như đơn giản nhưng thực chất không hề dễ dàng chút nào. Nhưng khi có sự trợ giúp của hệ thống LogisViet, thì những sổ sách chứng từ liên quan đến loại chi phí này sẽ trở nên dư thừa. Hệ thống sẽ hỗ trợ ghi nhận chi tiết việc cấp phát nhiên liệu cho từng đầu xe bao gồm thời gian đổ, tài xế, số km, số lít và đơn giá tại thời điểm đổ. Bộ công cụ lọc thông minh sẽ giúp thống kê chi phí nhiên liệu trên từng xe và của tất cả các xe trong tháng. Ngoài ra, việc tính chính xác mức tiêu hao nhiên liệu thực tế của từng xe sẽ là manh mối quan trọng giúp nhà quản lý phát hiện ra những bất thường trong quá trình đổ dầu, để từ đó xử lý triệt để nhằm tránh thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có cây dầu riêng, hệ thống sẽ quản lý bồn dầu chẽ từ số lít nhập vào đến khi xuất ra, cùng với đơn giá nhập - xuất; Thống kê chính xác công nợ đổ dầu đối với những nhà xe đối tác trong trường hợp doanh nghiệp liên kết đổ dầu cho xe ngoài.
2.2.2.3. Phí Sửa chữa – bảo dưỡng
Để thành lập một doanh nghiệp vận tải container, nhà quản trị đã phải bỏ ra một số vốn không nhỏ. Trong khi đó, chi phí khấu hao, sửa chữa - bảo dưỡng cũng nhiều không kém và “ngốn “ đi rất nhiều lợi nhuận của doanh nghiệp. Thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa chú ý siết chặt loại chi phí này, quản lý hoạt động sửa chữa - bảo dưỡng còn sơ sài tạo nhiều lỗ hổng cho sự tiêu cực khiến dòng tiền chảy ra bên ngoài.
Nhận thấy được sự bất cập đó, tính năng quản lý chi phí sửa chữa – bảo dưỡng được LogisViet thiết lập cực kỳ chặt chẽ, phân loại theo hạng mục sửa chữa Lớn - Nhỏ rõ ràng; trước khi sửa chữa nhân viên phụ trách cần lập phiếu đề xuất và phải được thông qua sự kiểm duyệt của cấp trên. Số tiền tạm ứng/hoàn ứng, cùng chi phí sửa chữa phải được cập nhật chi tiết và thể hiện đầy đủ trên từng đề xuất, có đính kèm hình ảnh. Phần mềm LogisViet phản ánh lịch sử sửa chữa theo tháng và có chức năng lọc theo từng xe để giúp nhà quản trị phát hiện kịp thời những trường hợp sửa chữa không cần thiết hoặc lặp đi lặp lại quá nhiều, cung cấp dữ liệu để đào sâu vấn đề hoặc lập phương án thanh lý đối với những phương tiện đã xuống cấp, hư hỏng nặng nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
2.2.2.4. Phí mua sắm thiết bị/nhập kho vật tư
Đối với những doanh nghiệp có đội xe đủ lớn, họ sẽ thường dự trữ sẵn những sản phẩm/ trang thiết bị cần thiết để thay thế/ sửa chữa cho xe, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ. Thế nhưng việc nhập kho vật tư nếu không được quản lý chặt cũng sẽ dẫn đến nhiều tiêu cực trong dòng tiền nhập kho này. Tương tự như hoạt động sửa chữa, dòng tiền tạm ứng và hoàn ứng trong nhập kho sẽ ghi nhận trên từng phiếu đề xuất, và được kiểm duyệt bởi kế toán. Điều này sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát được các sản phẩm kho, đơn giá từng lần nhập một cách đầy đủ, đảm bảo được chất lượng, nguồn gốc của phụ tùng, tránh các vấn đề tiêu cực liên quan đến dòng tiền nhập kho vật tư.
2.3. Quản lý lương nhân sự và lương tài xế nhờ phần mềm LogisViet
Việc cập nhật và xuất bảng Lương nhân sự và lương tài xế sẽ trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết nhờ phần mềm LogisViet.
Mỗi nhân viên sẽ được xây dựng dựa trên bậc lương cơ sở nhân cho hệ số lương tùy vào cấp bậc của nhân viên đó. Các khoản Bảo Hiểm Xã Hội, phụ cấp, thưởng cũng được cập nhật tự động hàng tháng. Hệ thống còn cho phép kế toán ghi nhận ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, xếp hạng nhân sự hay thưởng KPI nhân sự khi đạt chỉ tiêu một cách linh hoạt.
Còn đối với tài xế, tiền lương tài xế sẽ có có thêm phần sản lượng chuyến. Tuy nhiên, kế toán sẽ không phải nhập liệu thủ công và dò tay như trước đây, thay vào đó phần mềm sẽ tự động ghi nhận sản lượng và cộng trực tiếp vào lương tài xế mỗi khi nhiệm vụ được xét duyệt hoàn tất. Khoản tạm ứng lương của tài xế nếu có cũng sẽ được cấn trừ tự động. Ngoài ra, bản thân các bác tài cũng có thể chủ động theo dõi được bảng lương của mình thông qua Mobile App tài xế của LogisViet.
Muốn biết hàng tháng đã chi trả lương bao nhiêu, chi tiết như thế nào, ban giám đốc có thể truy cập vào hệ thống và tra tìm nhanh chóng mà không cần chờ đợi ai cả.
2.4. Quản lý công nợ khách hàng và đối tác nhờ phần mềm LogisViet
Quản lý công nợ khách hàng và đối tác nhà xe là một công việc yêu cầu đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối và không được phép sai sót bất kỳ con số nào. Cuối mỗi tháng sẽ là khoảng thời gian cực kỳ căng thẳng và đau đầu đối với kế toán vì phải rà soát lại hết tất cả các đơn hàng, chi phí phát sinh, đối chiếu lại hóa đơn, chứng từ sao cho thật chính xác để hoàn thiện file công nợ gửi đến khách hàng và các đối tác.
Với phần mềm quản lý vận tải LogisViet, các con số sẽ có mối tương quan và được liên kết chặt chẽ với nhau. Từ bảng giá nhập liệu ban đầu và số lượng đơn hàng phát sinh trong tháng, phí chi hộ phải thu khách hàng,... hệ thống sẽ tự động cập nhật và trả về chỉ số công nợ cuối tháng, thông tin chi tiết sẽ được thể hiện trong file công nợ, kế toán chỉ việc kiểm tra lại lần cuối sau đó xuất file để gửi cho đối tác hoặc khách hàng.
Việc truy thu công nợ sẽ không còn là vấn đề đáng lo ngại vì phần mềm LogisViet cho phép kế toán cập nhật hạn thanh toán riêng cho khách hàng trên từng tháng và cảnh báo đỏ khi quá hạn, cho phép thu công nợ từng phần và tự động tính tổng nợ còn lại, giúp cho cả kế toán và nhà quản lý biết được dòng tiền của mình đang còn bị tắc nghẽn, lưu thông kém ở đâu.
2.5. Báo cáo kết quả kinh doanh và lợi nhuận từng đầu xe theo phần mềm LogisViet
Báo cáo chính là những con số cuối cùng mà các CEO, nhà quản trị quan tâm nhất. Khi áp dụng phần mềm LogisViet, họ sẽ hoàn toàn được chủ động mỗi khi muốn kiểm tra công việc hoặc xem báo cáo, không phải chờ đợi hay phụ thuộc vào bất cứ ai.
Báo cáo của phần mềm LogisViet bao gồm dạng số liệu và cả biểu đồ giúp cho người xem dễ dàng hình dung được bức tranh dòng tiền cũng như sức khỏe doanh nghiệp mình chỉ bằng vài cú nhấp chuột đơn giản. Tổng hợp từ những dữ liệu do người dùng cập nhật, hệ thống sẽ đưa ra con số báo cáo hoàn toàn chính xác, có đường dẫn chi tiết đến từng hạng mục để nhà quản lý có thể xem và đối chiếu dễ dàng.
Ngoài báo cáo kết quả kinh doanh, hệ thống còn thống kê lợi nhuận trên từng đầu xe, giúp cho các lãnh đạo có thể đánh giá chi tiết hiệu quả hoạt động của từng xe và xây dựng chiến lược phát triển để khai thác tối đa năng suất của cả đội xe.
Như đã phân tích ở trên, ta có thể thấy việc kiểm soát dòng tiền chặt chẽ và giải quyết những khó khăn trong quá trình quản lý dòng tiền là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp vận tải. Với những tính năng thực tiễn và vượt trội, phần mềm LogisViet đã giúp không ít các doanh nghiệp vận tải khắc phục được những lỗ hổng và xây dựng một quy trình quản lý dòng tiền hiệu quả.
Hãy liên hệ ngay với LogisViet, chúng tôi luôn tự tin mang lại cho bạn những giải pháp tối ưu nhất.
Công ty cổ phần Giải Pháp Số LogisViet
Địa Chỉ: 81/23 Hoàng Hoa Thám, Phường 06, Quận Bình Thạnh, TP. HCM
Website: www.logisviet.com
Email: logisviet1@gmail.com
SĐT: 0988 597 485
Tham khảo thêm:
Giải pháp giúp doanh nghiệp vận tải vượt qua khủng hoảng
Doanh nghiệp vận tải cần chuẩn bị gì khi mở rộng quy mô
Nguồn: Quỳnh Hương
Bài viết liên quan
- Phần mềm quản lý vận tải miễn phí xe đầu kéo container
Ngày đăng: 2024-04-07 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 995
- Gửi chủ doanh nghiệp vận tải container
Ngày đăng: 2023-09-23 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 750
- Phần mềm xe tải nào tốt nhất hiện nay?
Ngày đăng: 2023-05-05 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2391
- 5 Cách giúp doanh nghiệp vận tải thu hút khách hàng hiệu quả
Ngày đăng: 2023-04-21 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3099
- Thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vận tải năm 2023
Ngày đăng: 2023-04-18 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2694
- Phần mềm xe tải LogisViet - Hiệu quả, chính xác, chuyên nghiệp
Ngày đăng: 2023-03-23 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3487
- "Sức nóng" Chuyển đổi số & sự bức phá của các doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-21 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 4626
- NGÀNH VẬN TẢI THAY ĐỔI XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ TRONG NĂM 2023
Ngày đăng: 2023-02-09 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4255
- Phần mềm LogisViet – Giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-02 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2761
- Các yếu tố hình thành nên cước vận tải đường bộ xe Container
Ngày đăng: 2023-01-16 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4168
- CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TẢI XOAY SỞ THẾ NÀO TRƯỚC BIẾN ĐỘNG GIÁ XĂNG DẦU?
Ngày đăng: 2023-01-11 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3510
- LƯU TRỮ DỮ LIỆU ĐÁM MÂY CÓ NHỮNG LỢI ÍCH GÌ?
Ngày đăng: 2023-01-06 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3993
- Thất thoát chi phí - Nỗi lo âu và phương pháp khắc phục của doanh nghiệp vận tải!
Ngày đăng: 2022-12-30 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3818
- Yếu tố nào ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp vận tải năm 2023?
Ngày đăng: 2022-12-28 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4023
- Biện pháp phòng tránh rủi ro cho Doanh nghiệp Vận tải
Ngày đăng: 2022-12-21 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3016
- BÍ QUYẾT QUẢN LÝ ĐỘI XE CONTAINER HIỆU QUẢ
Ngày đăng: 2022-12-14 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 5072
- DOANH NGHIỆP VẬN TẢI NÊN LÀM GÌ ĐỂ CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG NHÂN SỰ
Ngày đăng: 2022-12-09 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3496
- APP TÀI XẾ XE CONT LOGISVIET - VẬN HÀNH ĐƠN GIẢN, CHÍNH XÁC, GIẢM THIỂU SAI SÓT
Ngày đăng: 2022-12-03 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3329
- CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN CẦU ĐỨT ĐOẠN - VẬN TẢI VIỆT LAO ĐAO
Ngày đăng: 2022-11-25 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3200
- ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM - CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP VẬN TẢI
Ngày đăng: 2022-11-24 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3553