1. Khái niệm mở rộng quy mô

Cần lưu ý rằng, mở rộng quy mô (scale-up) khác với tăng trưởng (grow-up) đơn thuần. Sự khác biệt chính giữa “mở rộng quy mô" và “tăng trưởng" nằm ở mức độ biến động chi phí dựa theo biến động doanh thu. Ở giai đoạn tăng trưởng, khi doanh thu tăng theo cấp số nhân thì chi phí cũng sẽ tăng dần. Còn “mở rộng quy mô” là khi doanh thu tăng mà không có sự gia tăng đáng kể về nguồn lực, là khi các quy trình được thực hiện liên tục mà không cần nỗ lực thêm, kéo theo đó là sự gia tăng của lợi nhuận.

Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp có sự nhầm lẫn giữa “mở rộng quy mô” và “phát triển” nên đã không có sự chuẩn bị tốt cho việc tiến hành mở rộng. Cần phải chắc chắn rằng doanh nghiệp có một nền tảng vận hành đủ vững chắc để không kéo theo sự gia tăng chi phí khi doanh thu tăng. Nếu không, điều này có thể dẫn đến những hiệu quả nghiêm trọng như thiếu hụt tài chính và rối loạn chu trình vận hành vốn đang hoạt động ổn định.

2. Thời điểm vàng cho việc mở rộng quy mô kinh doanh

Trong bất kỳ vấn đề, sự việc nào cũng có thời điểm vàng. Nếu như thời điểm vàng trong y khoa chính là khoảng thời gian tốt nhất để điều trị cho bệnh nhân, có khả năng cao nhất ngăn ngừa được tử vong, thì thời điểm vàng cho các doanh nghiệp chính là thời gian doanh nghiệp trở mình mà đạt được thành công nhanh nhất.

Mọi doanh nghiệp kinh doanh phát triển tốt sẽ đến thời điểm cân nhắc quyết định mở rộng quy mô. Khi cơ hội phát triển gõ cửa, bạn phải thực sự tỉnh táo để nhìn nhận vấn đề và có quyết định đúng đắn. Bởi, việc mở rộng quy mô doanh nghiệp không phải lúc nào cũng tốt đẹp như chúng ta vẫn tưởng.

Để biết được đây có phải là thời điểm vàng của Doanh nghiệp mình không, hãy trả lời các câu hỏi dưới đây để có cái nhìn khách quan hơn khi đưa ra quyết định mở rộng quy mô kinh doanh.

2.1. Tại sao bạn muốn mở rộng công ty?

Để trả lời cho câu hỏi này, bạn cần nhìn lại một lần nữa mục tiêu và lý tưởng của mình cũng như công ty. Hãy chắc chắn rằng hiện tại, doanh nghiệp của bạn đã hoàn thành tốt hầu hết các mục tiêu ngắn hạn đã đề ra trước đó. Đừng chỉ suy nghĩ cảm tính hay đơn giản chỉ là “tôi muốn có thêm nhiều người cùng chung đam mê, nhiệt huyết để làm việc”, “công ty bây giờ bắt đầu kiếm được lợi nhuận nên cần phải mở rộng để gia tăng doanh thu” hay không có bất cứ một kế hoạch cụ thể thì e rằng việc mở rộng công ty lúc này có thể sẽ là một quyết định sai lầm. Quy mô ở đây không chỉ là số lượng nhân viên hay lĩnh vực kinh doanh, mà còn là chi phí, tiền thuê trụ sở, hạ tầng công nghệ thông tin, nội thất… tất tần tật mọi thứ.

2.2. Bạn muốn tiếp cận ai?

Tăng trưởng và mở rộng thị phần là một trong những chiến lược doanh nghiệp thường theo đuổi. Nếu lượng khách hàng cũ chưa tăng đột biến, khách hàng mới không dồn dập” tìm đến, bạn không nhất thiết phải bận tâm đến chuyện mở rộng công ty ngay lúc này. Thay vào đó, bạn hãy tìm hiểu thật kỹ đối tượng khách hàng trong kho dữ liệu và nhóm những khách hàng tiềm năng mà bạn đang muốn tiếp cận. Một số khách hàng tiềm năng có thể ngoài tầm với của doanh nghiệp bạn lúc ban đầu, nhưng với việc nghiên cứu và tìm ra vấn đề họ đang gặp phải, bạn hoàn toàn có thể chiếm trọn niềm tin của khách hàng.

2.3. Mở rộng công ty sẽ ảnh hưởng đến bạn như thế nào?

Câu hỏi này chứa nhiều câu hỏi nhỏ và vô số vấn đề cần giải quyết triệt để. Nếu mở rộng quy mô thì cơ cấu hiện tại của công ty có đủ năng lực để quản lý? Một khi cần thêm nhân sự cho bộ máy, bạn sẽ phải đối diện với gánh nặng chi phí, quản lý, điều phối… Những vấn đề trên cần phải được suy tính thật kỹ lưỡng. Bạn cũng cần phải tính toán lại khả năng cầm cự của doanh nghiệp để duy trì bộ máy mới trong trường hợp chẳng may rơi vào giai đoạn khó khăn. Có nhiều cách để phát triển công ty. Mở rộng quy mô chỉ là một trong số đó. Với tư cách là người đứng đầu doanh nghiệp, bạn phải chuẩn bị tâm lý thật vững vàng để lựa chọn phương án phát triển phù hợp với từng giai đoạn nhất định. Trước muôn vàn áp lực về doanh số, chăm sóc khách hàng, … khi chưa sẵn sàng, đừng để vấn đề về nhân sự, điều phối, chi phí khiến đôi vai thêm trĩu nặng. Đây là lý do mà nhiều công ty trên thế giới sụp đổ sau mỗi lần mở rộng quy mô.

Trong thời điểm tăng trưởng vàng, nhiều doanh nghiệp đã vội vàng thực hiện kế hoạch mở rộng quy mô mà vội vàng bỏ qua yếu tố chủ chốt chính là kế hoạch mở rộng. Bạn cần hiểu rõ, điều hành một đội xe vài chục chiếc, thậm chí hàng trăm chiếc sẽ khác hoàn toàn với việc quản lý 5 -10 chiếc.  Nếu không có biện pháp quản lý chặt chẽ các vấn đề về nhân lực và vật chất, thì cơ ngơi kinh doanh của bạn rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát. Chỉ khi bắt đầu gặp khó khăn, doanh nghiệp mới bắt đầu chẩn đoán vấn đề và đi tìm giải pháp, khi đó vấn đề đã được nhân lên theo quy trình và thành các rào cản lớn khó có thể vượt qua. Vì vậy, để quá trình mở rộng quy mô diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần có kế hoạch chuẩn bị kỹ càng giải pháp cho các vấn đề trên mọi phương diện: Kế hoạch này nên bao gồm những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, những giá trị cốt lõi và tầm nhìn của công ty. Hãy thiết lập mục tiêu cho mỗi quý, mỗi năm và  cho cả những năm sắp tới. Đồng thời kèm theo một phân tích ngắn về thị trường và một thông điệp súc tích cho các nhà đầu tư.

3.2. Đội ngũ nhân lực

Con người là “Yếu tố cốt lõi” của công ty, nhân viên phát triển thì công ty cũng phát triển, việc sử dụng đúng người đúng việc là rất quan trọng. Hãy đầu tư vào việc đào tạo, nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho nhân sự để cải thiện chất lượng công việc, đảm bảo sự thành thạo và xử lý tốt vấn đề khi khối lượng công việc gia tăng đột biến. Cụ thể hóa bằng việc đăng ký tham gia các khóa học ngắn hoặc dài hạn dành cho nhân sự; khuyến khích nhân viên tham gia các sự kiện/hội thảo để học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm; vẽ ra cho họ những bức tranh về con đường thăng tiến để phát triển sự nghiệp và những cơ hội từ phía công ty có thể giúp họ đạt được những mục tiêu mới.

Mở rộng quy mô doanh nghiệp đồng nghĩa với khối lượng công việc sẽ nhiều, áp lực sẽ tăng theo. Vì vậy, doanh nghiệp cũng cần khéo léo tăng thêm những chính sách phúc lợi hoặc khen thưởng để giúp tạo môi trường thoải mái và động lực cho nhân viên phấn đấu.

Và một nhân tố cực kỳ quan trọng chính là người điều hành. Một công ty không thể phát triển nếu không được xem xét, đánh giá trong một “bức tranh lớn”, và những nhà lãnh đạo sẽ không thể nhìn thấy “bức tranh lớn” đó nếu mỗi ngày luôn phải quay cuồng với công việc quản lý. Nhà lãnh đạo nên lãnh đạo công ty, chứ không nên quản lý mọi thứ quá tiểu tiết. Hãy thoát ly ra khỏi những phần việc quen thuộc mỗi ngày ở công ty và nhìn xa hơn để thấy được những tiềm năng phát triển trong tương lai.

3.3. Nguồn vốn Doanh Nghiệp

Vấn đề quen thuộc nhưng chưa bao giờ cũ là nguồn vốn để mở rộng quy mô kinh doanh. Quy mô tăng đồng nghĩa với chi phí sẽ tăng theo. Việc tìm kiếm các nguồn lực tài trợ là điều kiện cần, tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần cân nhắc về khía cạnh tài chính trong các quyết định hàng ngày như: Có cần mở thêm không gian cho văn phòng, có cần thuê thêm nhân sự để đào tạo, làm việc hay sử dụng công cụ, liệu đã đến lúc để nhân viên làm việc từ xa... Doanh nghiệp cần tự đặt ra những câu hỏi, rằng liệu một sự thay đổi nhỏ trong tốc độ tăng trưởng có nghĩa là có thể trang trải chi phí tăng thêm nhân sự không; hay tốc độ tăng trưởng có bù đắp được chi phí không? Bài toán tài chính không chỉ về tìm kiếm thêm nguồn tiền mà còn về tối ưu chi phí các hoạt động trong doanh nghiệp. Vì thế, trong quá trình mở rộng những quyết định về tài chính cần phải phù hợp với chiến lược tài chính.

3.4. Đầu tư Công Nghệ

Việc kiểm soát một đội xe lớn từ 30-50 chiếc trở lên sẽ không còn đơn giản và dễ dàng như đội xe nhỏ chỉ 5-7 chiếc trở lại. Bạn sẽ bị xoay chóng mặt trong nhưng hoá đơn chi phí, chứng từ,.. mà không thể thoát ra nếu như không có một công cụ hiện đại và thực tiễn hỗ trợ. Giám đốc Tài chính của Tập đoàn Varano, ông Malcolm Woof tin rằng “Công nghệ là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp nào”. Nếu bạn có một hệ thống quản lý vận tải linh hoạt cho phép kết nối các bộ phận, công việc với nhau sẽ giúp bạn theo dõi các báo cáo và quản lý dữ liệu lớn từ doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, Công nghệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian bằng cách tối ưu hóa, tự động hóa, đơn giản hóa quy trình hoạt động, thậm chí loại bỏ được một số công việc mà nhân viên sẽ mất nhiều ngày để hoàn thành. Công nghệ còn là một lợi thế cạnh tranh khác biệt nổi trội giúp Doanh Nghiệp vượt qua các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường, đón đầu xu thế và kết nối, tương tác với khách hàng tốt hơn.

Tại Việt Nam, Giải pháp Phần Mềm Quản Lý Vận Tải LogisViet đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp cho bài toán mở rộng quy mô.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Vận Tải Container - LogisViet

3.5. Văn hoá công ty

Một điều cần lưu ý khi mở rộng kinh doanh là bảo vệ văn hóa. Văn hoá được tạo nên bởi con người và những kinh nghiệm, giá trị, niềm tin của mỗi cá nhân trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp có thể là động lực để lao động nâng cao hiệu suất, kết quả kinh doanh nếu phù hợp; ngược lại cũng có thể kìm hãm sự phát triển và không còn phù hợp với định hướng phát triển của công ty.

Duy trì văn hoá không khó đối với quy mô doanh nghiệp 10 nhân viên làm việc cùng nhau mỗi ngày. Nhưng khi doanh nghiệp tiến hành mở rộng, số lượng nhân viên nhân lên 100, 1000 và các quy trình tăng lên, giữ gìn văn hoá doanh nghiệp tích cực là điều cần thiết. Vậy nên trước khi bắt tay vào mở rộng quy mô, doanh nghiệp hãy xem xét liệu văn hoá có còn phù hợp, những mặt nào cần điều chỉnh khi quy mô thay đổi.

Trên đây là các yếu tố giúp bạn mở rộng quy mô doanh nghiệp vận tải. Mong rằng với những chia sẻ hữu ích này bạn sẽ có những sự chuẩn bị kỹ lưỡng để gặt hái được nhiều thành công cho Doanh Nghiệp của mình! 

Công ty Cổ Phần Giải Pháp Số LogisViet

Website: www.logisviet.com
SĐT: 0988 597 485
Email: logisviet1@gmail.com

Nguồn: Quỳnh Hương