APP TÀI XẾ XE CONT LOGISVIET - VẬN HÀNH ĐƠN GIẢN, CHÍNH XÁC, GIẢM THIỂU SAI SÓT

2022-12-03 - Quỳnh Hương - 3327

4.8/5 Đánh giá - 5 Bình chọn

Dù kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực hay ngành nghề nào, mỗi doanh nghiệp đều sẽ có những mối bận tâm và lo ngại khác nhau. Riêng đối với các doanh nghiệp vận tải container, thì việc quản lý đội tài xế và khai thác tối đa năng lực của đội xe lại là một mối bận tâm lớn. Vậy làm thế nào để quản lý và điều phối hoạt động của Đội xe & Tài xế một cách thuận tiện và hiệu quả nhất? Xin mời quý anh/chị cùng LogisViet đi tìm câu trả lời qua bài viết “ App tài xế xe cont LogisViet – Vận hành đơn giản, chính xác, giảm thiểu sai sót” dưới đây nhé!

1. Thách thức của Doanh Nghiệp vận tải trong việc quản lý đội tài xế xe cont

Với doanh nghiệp vận tải chuyên làm nhiệm vụ trucking, phân phối hàng hoá, thì việc sở hữu một đội xe container lớn, tài xế giàu kinh nghiệm sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc điều phối, cung ứng dịch vụ cho khách hàng một cách tốt hơn. Tuy nhiên cùng với đó là bài toán chi phí vận hành của đội xe: đầu tư mua xe, xăng dầu, phí cầu đường, bảo trì, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm, lương thưởng phụ cấp cho đội tài xế,…và vô vàn những chi phí khác là những vấn đề đau đầu của kế toán và chủ Doanh Nghiệp Vì không thể quản lý và giám sát chặt chẽ những chi phí này.

Thêm vào đó, theo thống kê của Bộ Công Thương hiện nay, có hơn 60% Doanh Nghiệp vận tải container và xe tải vẫn đang áp dụng phương thức quản lý theo cách thủ công và sử dụng công cụ chính là excel và zalo.

Thông thường, điều phối vận tải sẽ lên kế hoạch điều xe trên excel, điều xe và thông báo cho tài xế qua những nhóm zalo, cùng với việc theo dõi thủ công từng xe thông qua zalo và điện thoại. Với phương pháp này, hầu hết điều độ viên luôn phải túc trực bên điện thoại 24/7 để gọi điện và cập nhật tình hình giao hàng: xe đã đến cảng lấy cont chưa, xe bắt đầu rời cảng chưa, có vấn đề gì không, xe đã giao hàng chưa, đã đóng cont chưa… Chưa kể những phát sinh trên đường như xe hỏng, kẹt xe,… lại rút thêm túi tiền điện thoại của 2 bên. Tệ hơn, việc phải nghe điện thoại thường xuyên khi đang chạy xe trên đường khiến các bác tài thường xuyên cảm thấy bực mình không muốn hợp tác, còn anh điều phối thì căng não đến nỗi sợ nghe điện thoại. Bên cạnh đó, việc cập nhật thông tin liên tục khiến cho người điều độ bị quá tải, đôi khi sẽ quên hoặc không có thời gian cập nhật vào các báo cáo, xao nhãng thông tin quan trọng nào đó dẫn đến những rắc rối phía sau.

Được biết rất nhiều doanh nghiệp có thói quen ứng tiền cho tài xế 1 lần để đi được nhiều chuyến, tuy nhiên việc này cũng gây ra vô vàn hệ lụy như bị tài xế chiếm dụng tiền tạm ứng sử dụng cho mục đích cá nhân khó truy thu hoàn ứng; chậm giải chi gây ra sai sót do rách mất chứng từ, cập nhật thiếu; đặc biệt là mâu thuẫn giữa các bộ phận: tài xế, kế toán và điều độ.

Vấn đề chậm giải chi cũng gây không ít khó khăn cho bộ phận kế toán vì các bác tài rất trì trệ với thủ tục, phải đôn đốc nhắc nhở nhiều lần, và phải tra soát thông tin tạm ứng/hoàn ứng thật kỹ vì liên quan nhiều đến nhiều chuyến, nhiều đơn hàng trước đó. Tình hình lại càng nghiêm trọng hơn khi mọi việc đều đổ dồn vào cuối tháng, khi mà kế toán phải thống kê sản lượng vận chuyển, hạch toán lương cho tài xế, lương nhân sự văn phòng, thống kê chi phí, kết sổ công nợ khách hàng, đối tác, lập báo cáo… tất cả đều phải chính xác đến từng con số và có bằng chứng rõ ràng.

Chưa kể các anh chị kế toán còn phải lưu trữ hồ sơ, chứng từ, chi phí đầy đủ của các chuyến hàng, hãy thử tưởng tượng nếu 1 ngày có 100 chuyến hàng, thì đồng nghĩa kế toán phải lưu trữ ít nhất 300 tờ chứng từ, sau một tháng sơ sơ gần 10000 tờ. Công việc giấy tờ đồ sộ, chồng chất, nên khi lạc mất hay cần tra tìm lại sẽ rất cực và mất rất nhiều thời gian để hoàn thành.

2. App tài xế xe cont Logisviet – Vận hành đơn giản, chính xác, giảm thiểu sai sót

Vòng xoay công việc của các bộ phận cứ lặp đi lặp lại, khiến cho các bộ phận luôn bị bội thực công việc, thường xuyên bị nhỡ những thông tin quan trọng. Hiểu được điều đó, LogisViet đã xây dựng phần mềm quản trị doanh nghiệp kết hợp cùng với App tài xế xe cont, giúp cho quá trình trao đổi thông tin giữa 3 bên: Tài xế, điều độ viên và kế toán trở nên thông suốt, đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. App tài xế xe cont LogisViet – với cách vận hành đơn giản, chính xác, sẽ giúp giảm thiểu sai sót, đưa quy trình làm việc của Doanh Nghiệp vận tải lên một tầm cao mới.

2.1. Lợi ích đối với tài xế

Chỉ với 1 chiếc smartphone, tài xế có thể đăng nhập vào App để nhận nhiệm vụ, thực hiện và báo cáo nhiệm vụ vận chuyển, theo dõi sản lượng và tra cứu lương dễ dàng. Bên cạnh đó, họ không cần phải chạy ngược xuôi lên văn phòng lấy lệnh hay giao nộp chứng từ hoặc tốn thời gian liên hệ với bộ phận chứng từ vì hệ thống đã hỗ trợ bằng việc đính kèm file hoặc hình ảnh.

Trên màn hình nhiệm vụ của tài xế sẽ thể hiện rõ thông tin giao nhận bao gồm thời gian, địa điểm cụ thể, các ghi chú cần thiết và đính kèm chứng từ có liên quan, khi cần tài xế chỉ việc nhờ các bộ phận ở depot hỗ trợ in ra là được.

Với mỗi nhiệm vụ vận chuyển, app tài xế xe cont LogisViet sẽ phân chia thành 4 giai đoạn cơ bản (Ví dụ đối với hàng xuất sẽ là: Lấy rỗng → Cắt rỗng/đóng hàng → Lấy cont hàng đi hạ → Hạ bãi), ở mỗi giai đoạn tài xế sẽ cập nhật hình ảnh hoặc chứng từ liên quan lên hệ thống để cập nhật tiến độ công việc, đặc biệt những thông tin này sẽ được ghi nhận theo thời gian thực (real time) giúp thể hiện chính xác thời gian vận chuyển, mức độ tập trung cho công việc và năng lực của mỗi tài xế; đồng thời, các bộ phận liên quan cũng sẽ theo dõi, nhận biết được và tiếp tục thực hiện công việc theo quy trình hoặc có hướng giải quyết kịp thời nếu có sự cố xảy ra.

Thêm một điểm cộng cho App tài xế xe cont LogisViet đó là hỗ trợ tài xế giải chi trực tiếp trên hệ thống, chỉ với vài thao tác nhập liệu đơn giản và chụp ảnh gửi lên là đã có thể hoàn tất các thủ tục nhanh chóng; giúp phân biệt rạch ròi các hóa đơn chứng từ của lệnh vận chuyển này với lệnh vận chuyển khác, hạn chế được tình trạng bị nhầm lẫn hoặc làm rách, mất, giảm thiểu sai sót về mặt số liệu và lưu trữ chứng từ online dễ dàng.

Thông qua App, kỹ năng làm việc của tài xế cũng sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn và có quy tắc hơn, đáp ứng được nhu cầu chuyển đổi số ở hiện tại và chuẩn bị nền tảng tốt cho cả tương lai sắp tới.

2.2. Lợi ích đối với điều phối viên vận tải

Nhờ có App tài xế xe cont LogisViet mà công việc điều phối/ giám sát của điều phối viên vận tải trở nên nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn bao giờ hết. Thông báo đẩy trên app giúp gửi nhiệm vụ đến cho tài xế, với những thông tin đầy đủ của 1 chuyến hàng (vì nếu nhập thiếu hệ thống sẽ tự động báo lỗi), đây cũng là bằng chứng xác thực trong việc phân công công việc cho tài xế. Điều phối viên có thể nắm bắt thời gian dự kiến xe đến, xe đi để linh động điều chuyến cho toàn bộ đội xe, nâng cao hiệu suất làm việc; giám sát được cùng lúc tình hình vận chuyển của nhiều đơn hàng, nhiều chuyến hàng khác nhau mà không cần phải liên hệ với tài xế quá nhiều, tránh mất thời gian hoặc gây áp lực căng thẳng cho nhau.

Đồng thời điều phối viên cũng có thể chủ động trực tiếp kiểm tra tính xác trong khâu nhập liệu của tài xế (như số cont, số seal, số tiền trên các hóa đơn,...) để kịp thời điều chỉnh, tránh gây ảnh hưởng nhiều cho doanh nghiệp.

2.3. Lợi ích đối với bộ phận kế toán

Dòng tài chính được hệ thống hoá tự động, tiền tạm ứng, hoàn ứng được thể hiện rõ ràng và cấn trừ tự động trên từng vận đơn. Chi phí giải chi được tài xế cập nhật nhanh chóng sau mỗi chuyến đi, đính kèm hình ảnh rõ ràng và chi tiết và link vào hệ thống, giúp kế toán đỡ phải nhập liệu lần nữa.

Lương sản lượng của tài xế hay công nợ khách hàng, công nợ đối tác xe ngoài sau khi kết thúc chuyến sẽ được tự động cập nhật vào bảng lương mỗi tài xế, bảng công nợ tổng của khách hàng và đối tác. Công việc của kế toán chỉ là kiểm tra và điều chỉnh lại nếu có sai sót hoặc bổ sung thêm nếu có phát sinh.

Do quy trình giao - nhận hàng, phân công nhiệm vụ đã có hệ thống ghi nhận lại và tài xế cũng có thể tự theo dõi bảng lương qua app; trên bảng lương thể hiện các con số rất chi tiết, đầy đủ và minh bạch nên cũng tránh được tình trạng tranh cãi do ghi nhận sai sót, không chính xác.

Bên cạnh đó, các báo biểu của công ty cũng có chức năng cập nhật tự động và tra soát bất cứ lúc nào, cộng với hình thức lưu trữ dữ liệu bằng hình ảnh trên hệ thống cũng giúp giảm tải một khối lượng lớn công việc cho kế toán, tạo ra sự tiện lợi và nhường chỗ cho những công việc khác hiệu quả hơn.

2.4. Lợi ích đối với Chủ doanh nghiệp

Với sự hỗ trợ của phần mềm vận tải và App tài xế xe Cont LogisViet, mọi hoạt động hay sức khỏe của doanh nghiệp đều có thể nằm trong tầm kiểm soát của nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp đó; đặc biệt chỉ cần có kết nối internet là họ có thể tra cứu được mọi thông tin hoặc xem được báo cáo ở mọi thời điểm, trong mọi không gian mà không cần chờ đợi bất kỳ bộ phận nào, cũng không cần phải có mặt liên tục tại công ty. Hơn thế nữa, bộ công cụ này sẽ là cơ sở giúp họ đánh giá được năng lực, hiệu suất làm việc của tất cả nhân viên một cách khách quan và công bằng.

Khi làm việc không có hệ thống, các bộ phận dễ dàng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau mà không có nhiều cơ sở để xác định lỗi là do bên nào. Trong khi đó, nếu sử dụng phần mềm Vận tải kết hợp cùng App tài xế xe Cont LogisViet, bạn sẽ nhận biết ngay ai là người gây ra sai sót bởi vì hệ thống có sự phân quyền khi thao tác tùy theo nghĩa vụ và hạng mục công việc của mỗi người. Do đó, đây cũng là cách giúp gián tiếp điều chỉnh hành vi của mỗi nhân sự trong doanh nghiệp, đặc biệt là các anh tài xế.

Phần mềm quản lý vận tải LogisViet và App tài xế xe cont LogisViet đã giúp cho không ít Doanh Nghiệp cải thiện quy trình làm việc, làm cho nghiệp vụ vận tải trở nên nhẹ nhàng và trơn tru hơn. Với đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành vận tải – logistics, luôn học hỏi và đổi mới để theo kịp nền công nghệ thế giới, LogisViet tự tin giúp Doanh Nghiệp Vận Tải Việt Nam khắc phục được những khó khăn trong quản lý vận tải, cải thiện hiệu quả vận hành nội bộ, nâng cao chất lượng dịch vụ.