Thư viện
Thất thoát chi phí - Nỗi lo âu và phương pháp khắc phục của doanh nghiệp vận tải!
2022-12-30 - Nguyễn Linh - 3818
Thất thoát chi phí - đó là nỗi lo âu của hầu hết doanh nghiệp chứ không chỉ riêng gì doanh nghiệp vận tải. Tuy nhiên, đối với công ty vận tải thì rủi ro về chi phí lại có phần cao hơn vì chi phí vận hành khá nhiều, dòng tiền lưu chuyển liên tục để đảm bảo cho hoạt động vận chuyển không bị gián đoạn. Do đó, nếu như không có biện pháp kiểm soát chặt thì sẽ bộc lộ nhiều sai sót trong quá trình quản lý, tạo cơ hội cho những cá nhân hoặc bộ phận liên quan trục lợi. Vậy làm thế nào để tránh thất thoát chi phí, giảm bớt lo âu cho doanh nghiệp vận tải? Tìm hiểu ngay!

1. Những trường hợp thất thoát chi phí thường gặp ở doanh nghiệp vận tải
1.1. Thất thoát trong chi phí vận tải
- Nhân viên kê giá, làm hóa đơn giả
Thực tế hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đang bị phụ thuộc vào các công cụ làm việc rời rạc và thiếu hiệu quả quản lý. Nhân viên có thể lợi dụng sơ hở để kê giá, làm hóa đơn giả để khống chi phí bởi việc nhập liệu truyền thống chỉ là hình thức ghi nhận chứ không có bằng chứng kiểm chứng xác thực số liệu đó. Chi phí thất thoát từ những hoạt động hàng, trong khi quản lý dữ liệu không tập trung, không có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận nên rất khó phát hiện sai sót, hay sự tiêu cực; muốn tìm kiếm manh mối phải truy xuất và tìm kiếm từ nhiều nguồn, mất nhiều thời gian và sức lực. Vô tình sự “thông dụng” trong việc sử dụng các công cụ miễn phí như group chat, excel, email đang là rào cản khiến doanh nghiệp không nhận ra lỗ hổng trong phương pháp làm việc cũng như ý thức được cần có sự thay đổi. Việc tư duy theo lối mòn và tư tưởng ngại thay đổi là nguyên nhân khiến hầu hết nhà quản trị không nhận ra sự lãng phí này.
- Kê thiếu, dẫn đến không thu khách hàng
Bên cạnh cước dịch vụ chở hàng, đơn vị vận tải đôi khi còn phải chi hộ khách hàng một vài chi phí phát sinh khi đi đường. Những phí này sẽ được ghi nhận lại và kê khai đầy đủ trong bảng công nợ. Tuy nhiên, có thể do thói quen bất cẩn của tài xế (như làm mất, rách hóa đơn), giải chi chậm trễ dẫn đến kê sót, không kịp cập nhật sau khi đã chốt công nợ với khách hàng, dẫn đến công ty phải chịu những khoản hao hụt này. Bên cạnh đó, kế toán cũng đôi khi kiểm tra không kỹ và nhập sai thông tin dẫn đến tình trạng kê hụt hoặc kê thiếu này!
1.2. Thất thoát chi phí nhiên liệu
Chi phí nhiên liệu chiếm khoảng 40% giá cước dịch vụ vận tải, có những thời điểm lên tới 50%. Giá nhiên liệu biến động thất thường, trong khi doanh nghiệp vẫn chưa có công cụ quản lý hữu hiệu để chống thất thoát và kiểm soát lượng xăng dầu tiêu thụ thực tế là những khó khăn nổi cộm trong ngành vận tải hiện nay.
Việc khoán dầu cho tài xế thường gặp phải 2 vấn đề phổ biến sau: khoán thấp quá tài xế từ chối không nhận chuyến, khoán cao quá dẫn đến mất tiền - chi phí cho nhiên liệu quá nhiều, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, thậm chí chịu lỗ.
Đối với những doanh nghiệp có cây dầu riêng thì gặp phải rủi ro thất thoát nhiên liệu khá cao, mặc dù hao hụt mỗi tháng nhưng lại khó để tìm ra nguyên nhân và chứng cứ để xử lý. Do đó, việc tìm một phương án thiết thực và tối ưu hóa công tác quản lý nhiên liệu tại các doanh nghiệp vận tải đang là vấn đề đau đầu và cấp thiết của hầu hết các nhà quản trị.
1.3. Thất thoát chi phí về phương tiện
Bảo quản phương tiện là tiêu điểm cần chú trọng của hầu hết các doanh nghiệp, bởi con số kiểm kê thông qua báo cáo không hẳn là con số chính xác 100% như thực tế diễn ra. Trong khi đó, mỗi một bộ phận trên phương tiện đều phải mua bằng tiền, thậm chí rất nhiều tiền. Một chiếc lốp chuyên dụng dành cho xe Container có giá trị từ vài triệu đồng, những bộ phận khác có thể lên đến hàng chục triệu. Vì vậy, đây cũng chính là nơi sản sinh ra sự tiêu cực.
Tình trạng mất cắp trang thiết bị/phụ tùng có thể xảy ra nếu doanh nghiệp không có biện pháp bảo quản tài sản, bàn giao nhưng không quy định rõ trách nhiệm, không có biên bản bàn giao, cũng không kiểm kê tài sản thường xuyên. Mất tài sản cũng chính là mất tiền, tốn hao chi phí.
Một vài cá nhân đơn lẻ hoặc bộ phận có thể cấu kết, lạm dụng quyền hạn cố ý báo cáo sai sự thật về tình trạng xe, kê khống hoặc nâng giá chi phí sửa chữa để “bỏ túi riêng” số tiền chênh lệch. Chưa kể đến trường hợp một số tài xế cố tình đánh tráo lốp, hoặc đem những phụ tùng có giá trị đem bán lấy tiền, rồi thay vào đó là những sản phẩm chất lượng kém, dễ hư hỏng, dẫn đến việc thay mới - sửa chữa diễn ra thường xuyên hơn. Vì lẽ đó mà chi phí chồng chi phí, khiến doanh nghiệp lao đao trong việc kiểm soát chi phí phương tiện.
1.4. Thất thoát chi phí nhập kho, mua sắm vật tư
Mục đích của các doanh nghiệp khi trang bị cho mình kho phụ tùng/vật tư riêng là nhằm giúp cho doanh nghiệp vận tải có thể giảm bớt chi phí sửa chữa, tiếp cận được nguồn sản phẩm chất lượng tốt cùng với mức giá phải chăng. Tuy nhiên, những bộ phận hoặc cá nhân liên quan đến kho vẫn có những cách riêng để “moi hầu bao” của doanh nghiệp. Tình huống phổ biến hay gặp nhất đó là nâng giá thành nhập kho lên (mua thấp nhưng báo cáo giá cao); nhập sản phẩm có chất lượng không tương xứng như trên đề xuất hoặc nhập kho không đủ số lượng, tuồn hàng ra bên ngoài dẫn đến thất thoát, lệch số liệu kho. Vấn đề này hoàn toàn có thể xảy ra nếu các nhà quản lý chủ quan không kiểm tra kỹ hoặc quá tin tưởng nhân viên.
Vốn dĩ việc đầu tư mua sắm vật tư ban đầu đã khiến doanh nghiệp chịu phí tồn kho lưu trữ rồi, nếu như không quản lý được nguồn gốc - giá cả - chất lượng sản phẩm và nhà cung cấp thì sẽ là một thiếu sót lớn.
2. Phương pháp khắc phục vấn đề thất thoát chi phí cho doanh nghiệp vận tải
Đứng trước tình hình chi phí vận hành ngày càng nhiều, biến thiên liên tục và nguy cơ bị thao túng trên nhiều phương diện, các doanh nghiệp vận tải đã tìm cách trang bị cho mình những công cụ quản lý mới, thay đổi tư duy và cách thức vận hành nhằm kiểm soát, thắt chặt đối với từng hạng mục chi phí.
Một trong số những công cụ đắc lực được các doanh nghiệp biết đến và lựa chọn sử dụng đó chính là phần mềm quản lý vận tải LogisViet. Với lối vận hành đơn giản, phương thức sử dụng linh hoạt, quản trị toàn diện và chi tiết mọi hoạt động, đây được xem là phần mềm ưu tú và mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
Phần mềm LogisViet chống thất thoát chi phí vận tải như thế nào?
Để quản lý chặt các loại chi phí, đầu tiên cần có sự phân loại chi phí rõ ràng, đồng thời phải có nơi lưu trữ thông tin để phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu sau này. Việc ghi nhận các hoạt động làm phát sinh chi phí càng đầy đủ chi tiết, tuân theo quy trình kiểm duyệt càng bài bản càng tốt. Như vậy, sẽ giúp cho nhà lãnh đạo có nhiều thông tin để nhận định đánh giá tình hình, cũng như loại bỏ bớt những yếu tố chủ quan, không trung thực.
- Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp vận tải thường phát sinh rất nhiều loại chi phí như: phí văn phòng, kho bãi, phí mua sắm vật tư/trang thiết bị, phí sửa chữa - bảo dưỡng, phí nhiên liệu, phí vận tải (cầu đường/hải quan), lương nhân sự, lương tài xế,... Trong phần mềm LogisViet, mỗi loại phí đều sẽ có nơi để hạch toán và theo dõi riêng, có thể thêm mới hoặc cài đặt hạn mức với từng loại phí để kiểm soát các khoản chi dễ dàng hơn. Mỗi cá nhân hoặc bộ phận liên quan sẽ được phân quyền thao tác ở một số hạng mục nhất định tùy vị trí/chức vụ của mình, có trách nhiệm nhập đầy đủ thông tin mà hệ thống yêu cầu và tải lên hình ảnh hóa đơn/chứng từ để chứng minh cho các khoản chi phí đã phát sinh và đây cũng là bằng chứng để đối chiếu sau này.
- Chức năng tạo phiếu chi linh động, in phiếu, và cộng dồn các khoản chi trong tháng sẽ hỗ trợ kế toán làm việc dễ dàng và tiện lợi hơn.
- Đối với mỗi hoạt động làm phát sinh nghiệp vụ chi đều sẽ có nút kiểm duyệt để các cấp kiểm tra và duyệt lại lần cuối, tránh trường hợp chi vượt hạn mức hoặc lý do/nội dung đề xuất không phù hợp.
- Đặc biệt, mỗi cá nhân một khi đã thao tác xong sẽ không thể chỉnh sửa lại các giao dịch này, trừ khi đó là người quản trị cấp cao và được quyền sửa chữa. Việc này giúp đảm bảo độ chính xác về mặt dữ liệu và kết quả báo cáo, chứ không như dùng file excel - các bộ phận có thể tùy chỉnh được, làm lệch số liệu và rất khó phát hiện tiêu cực.
- Hệ thống của LogisViet sẽ lưu trữ thông tin an toàn trên cloud và hỗ trợ đồng bộ, chia sẻ dữ liệu nhanh chóng. Chức năng thống kê, tra cứu tùy biến sẽ cung cấp cho nhà quản trị nhiều cơ sở quan trọng để phục vụ cho việc kiểm tra, đánh giá và phát hiện sai sót trong quá trình vận hành.
Một khi quy trình hoạt động được tổ chức bài bản và phương thức quản lý chặt chẽ, thì đảm bảo các nhân sự bên dưới sẽ làm việc nghiêm túc hơn và dè dặt hơn rất nhiều. Nếu như có những sai phạm làm thất thoát chi phí thì ban lãnh đạo công ty sẽ có nhiều căn cứ dữ liệu hơn để phát hiện và kịp thời xử lý, tránh gây ảnh hưởng về lâu về dài làm tê liệt tài chính công ty, khó khắc phục được hậu quả.
Ngoài các tính năng siết chặt các loại chi phí cho doanh nghiệp vận tải, phần mềm LogisViet còn có rất nhiều tính năng quan trọng khác, hỗ trợ cho tất cả nhân sự cùng làm việc trên một hệ thống phần mềm duy nhất, đảm bảo ghi nhận được toàn bộ hoạt động hằng ngày của một doanh nghiệp vận tải như tạo đơn hàng, lập kế hoạch vận chuyển, điều phối/giám sát, ghi công nợ, cập nhật lương và sản lượng của tài xế, quản trị nhân sự (bao gồm cả khối văn phòng lẫn tài xế), quản lý kho bãi & phương tiện, nhắc nhở/cảnh báo quá hạn (đăng kiểm, bảo hiểm, công nợ khách hàng,...), quản lý tiền lương và tạm ứng, quản lý danh sách đối tác xe ngoài và cả nhà cung cấp, garage sửa chữa, báo cáo tài chính và báo cáo doanh thu theo xe hàng tháng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng có một số tiện ích bổ sung như Mobile App dành riêng cho tài xế, sổ tay ghi chú, sổ lương, forum thông báo nội bộ,... Hỗ trợ người dùng làm việc thuận tiện và thoải mái hơn.
Thất thoát chi phí trong thời gian dài có thể khiến doanh nghiệp lao đao và rơi vào cảnh bế tắc. Nguyên nhân một phần cũng do sự lơ là trong cách vận hành, tư duy theo lối mòn và ngại tiếp cận với cái mới, ngại phải thay đổi phương thức làm việc. Nhưng tiếc thay chúng ta thường bỏ qua những yếu tố này, đến khi phát hiện thì đã là một lỗ hổng lớn khiến doanh nghiệp mất sức khá nhiều, năng lực cạnh tranh cũng suy giảm so với các đối thủ. Do đó, đòi hỏi các chủ doanh nghiệp cần có sự quyết tâm mạnh mẽ hơn, sớm tìm hiểu và thực thi giải pháp mới, vực dậy tiềm lực bên trong chính doanh nghiệp mình!
Qua bài viết “Thất thoát chi phí - Nỗi lo âu và phương pháp khắc phục của doanh nghiệp vận tải”, hy vọng có thể cung cấp cho anh chị những thông tin hữu ích và thiết thực, giải quyết được những vấn đề đang tồn đọng bấy lâu nay. Nếu anh chị nào có nhu cầu tìm hiểu về Giải pháp phần mềm vận tải của LogisViet thì xin liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới!
Công ty Cổ Phần Giải Pháp Số LogisViet
Văn phòng: 81/23 Hoàng Hoa Thám, Phường 6, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Liên hệ hotline: 0967. 945. 539
Email: logisviet2@gmail.com
Xem thêm: Doanh nghiệp vận tải quản lý dòng tiền hiệu quả nhờ phần mềm LogisVietNguồn: Nguyễn Linh
Bài viết liên quan
- Phần mềm quản lý vận tải miễn phí xe đầu kéo container
Ngày đăng: 2024-04-07 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 996
- Gửi chủ doanh nghiệp vận tải container
Ngày đăng: 2023-09-23 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 751
- Phần mềm xe tải nào tốt nhất hiện nay?
Ngày đăng: 2023-05-05 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2392
- 5 Cách giúp doanh nghiệp vận tải thu hút khách hàng hiệu quả
Ngày đăng: 2023-04-21 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3100
- Thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vận tải năm 2023
Ngày đăng: 2023-04-18 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2695
- Phần mềm xe tải LogisViet - Hiệu quả, chính xác, chuyên nghiệp
Ngày đăng: 2023-03-23 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3487
- "Sức nóng" Chuyển đổi số & sự bức phá của các doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-21 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 4627
- NGÀNH VẬN TẢI THAY ĐỔI XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ TRONG NĂM 2023
Ngày đăng: 2023-02-09 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4255
- Phần mềm LogisViet – Giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-02 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2761
- Các yếu tố hình thành nên cước vận tải đường bộ xe Container
Ngày đăng: 2023-01-16 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4169
- CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TẢI XOAY SỞ THẾ NÀO TRƯỚC BIẾN ĐỘNG GIÁ XĂNG DẦU?
Ngày đăng: 2023-01-11 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3511
- LƯU TRỮ DỮ LIỆU ĐÁM MÂY CÓ NHỮNG LỢI ÍCH GÌ?
Ngày đăng: 2023-01-06 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3994
- Yếu tố nào ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp vận tải năm 2023?
Ngày đăng: 2022-12-28 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4024
- Biện pháp phòng tránh rủi ro cho Doanh nghiệp Vận tải
Ngày đăng: 2022-12-21 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3017
- BÍ QUYẾT QUẢN LÝ ĐỘI XE CONTAINER HIỆU QUẢ
Ngày đăng: 2022-12-14 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 5073
- DOANH NGHIỆP VẬN TẢI QUẢN LÝ DÒNG TIỀN HIỆU QUẢ NHỜ PHẦN MỀM LOGISVIET
Ngày đăng: 2022-12-13 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3066
- DOANH NGHIỆP VẬN TẢI NÊN LÀM GÌ ĐỂ CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG NHÂN SỰ
Ngày đăng: 2022-12-09 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3497
- APP TÀI XẾ XE CONT LOGISVIET - VẬN HÀNH ĐƠN GIẢN, CHÍNH XÁC, GIẢM THIỂU SAI SÓT
Ngày đăng: 2022-12-03 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3329
- CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN CẦU ĐỨT ĐOẠN - VẬN TẢI VIỆT LAO ĐAO
Ngày đăng: 2022-11-25 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3201
- ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM - CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP VẬN TẢI
Ngày đăng: 2022-11-24 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3553