BÍ QUYẾT QUẢN LÝ ĐỘI XE CONTAINER HIỆU QUẢ
2022-12-14 - Nguyễn Linh - 5072
Trong kinh doanh vận tải hay bất cứ lĩnh vực nào, các nhà lãnh đạo luôn mong muốn tìm kiếm giải pháp quản lý mới tối ưu hơn nhằm khắc phục bớt những có khăn hiện tại, cải thiện chỉ số kinh doanh, đưa doanh nghiệp ngày một phát triển hơn. Tuy nhiên, quản lý đội xe container là một công việc phức tạp và nhiều áp lực, đòi hỏi nhà quản trị phải vận dụng cả kiến thức lẫn kỹ năng, kinh nghiệm, kết hợp với các công cụ quản trị doanh nghiệp để có thể quản lý - vận hành thật tốt. Vậy đâu là “Bí quyết quản lý đội xe Container hiệu quả”? Xem ngay kẻo lỡ!!!

1. Những khó khăn trong việc Quản lý đội xe Container
Một trong những vấn đề nan giải nhất trong quá trình quản lý đội xe Container đó chính là công tác quản trị con người. Làm sao để giao việc và đảm bảo mọi mệnh lệnh đều được thực thi, kiểm tra tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả, mức độ trung thực của một nhân sự? Đây quả thực là một bài toán khó đối với ngành vận tải!
Đội ngũ nhân sự ngành vận tải bao gồm nhiều bộ phận như: tài xế, nhân viên điều hành, kế toán, nhân viên kỹ thuật, sale,... Tuy nhiên, khó quản lý hơn cả đó chính là tài xế, rất dễ phát sinh tiêu cực trong các vấn đề về chi phí hay cả việc áp họ vào quy định mới của công ty cũng là một khó khăn lớn. Do môi trường làm việc căng thẳng, cộng với trình độ văn hóa còn hạn chế nên các tài xế thường không tuân thủ các quy định của công ty, làm việc sai sót gây ảnh hưởng đến công việc chung; ngoài ra họ thường có đời sống khá phức tạp (hay sử dụng bia rượu, chất kích thích, cờ bạc, cá độ,...) nên đa số có xu hướng chiếm dụng tiền tạm ứng của công ty để sử dụng cho mục đích cá nhân. Điều này dẫn đến hậu quả đó là tắc nghẽn dòng tiền tạm ứng/hoàn chứng, chậm giải chi, dồn việc cho kế toán vào cuối tháng, tạo mâu thuẫn giữa các bộ phận: Tài xế - Điều hành - Kế toán.
Bên cạnh đó, việc kiểm tra tiến độ công việc cũng như mức độ trung thực của các bộ phận khác cũng gặp nhiều rắc rối như lạm quyền, khai man,... Không ít công ty vận tải gặp phải trường hợp nhân viên cấu kết với nhau kê khống chi phí vận tải, phí sửa chữa, nhiên liệu, tráo lốp công ty,... đến cả kết quả báo cáo của kế toán cũng khó có thể tin tưởng được.
Với hình thức quản lý truyền thống, sẽ không thể tạo ra một quy trình làm việc bài bản, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Hơn nữa, nếu chỉ quản lý dựa trên sổ sách và kinh nghiệm, không ghi nhận đầy đủ các hoạt động diễn ra hằng ngày sẽ dẫn đến sai sót, có nhiều lỗ hổng cho sự tiêu cực, cũng không có căn cứ để kiểm tra; đến khi cần kiểm tra thì phải mất nhiều thời gian và công sức để lục tìm chứng cứ, hoặc khi phát hiện thì mọi sự đã rồi, người chịu thiệt hại nhiều nhất vẫn là chủ doanh nghiệp.
Ngoài ra, các doanh nghiệp vận tải truyền thống sẽ khó đáp ứng được yêu cầu của những khách hàng lớn, chuyên nghiệp vì những đơn vị lớn họ thường đòi hỏi sự chỉnh chu trong hoạt động vận chuyển, rõ ràng trong mọi con số, đồng thời, phải có sự ứng biến kịp thời nhanh chóng khi có sự cố xảy ra.
2. Lợi ích của việc quản lý đội xe container hiệu quả?
Việc quản lý đội xe theo quy trình sẽ giúp quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, minh bạch hóa mọi thông tin hoặc báo cáo, đẩy lùi tiêu cực trong quá trình làm việc. Dùng các thuật toán quy hoạch tuyến tính đưa ra lời giải tối ưu cho mô hình vận tải, kiểm soát tối ưu hóa chi phí, lợi nhuận vận tải và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.
Tối ưu hóa các nguồn lực thông qua các quy trình tự động, chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm tối đa các thao tác thừa, tạo cơ hội gia tăng năng suất.
Quản lý thông tin thống nhất, giúp dễ dàng tra soát khi cần thiết, chia sẻ dữ liệu dễ dàng. Đồng thời, giám sát chặt chẽ, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển và đặc biệt mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, tăng năng lực cạnh tranh.
Việc quản lý đội xe Container hiệu quả cũng giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí và tránh thất thoát cho doanh nghiệp, từ đó giúp ổn định công việc và gia tăng phúc lợi cho đội ngũ nhân sự.
3. Những vấn đề cần quan tâm khi quản lý đội xe container?
3.1. Quản lý tài sản và phương tiện
Sở hữu đội xe tiền tỷ bao gồm đầu kéo, rơ mooc, và các trang thiết bị đi kèm có giá trị cũng không nhỏ, doanh nghiệp cần có biện pháp giám sát chặt chẽ tài sản của mình để phòng tránh mất mát, hư hỏng. Bảo quản cẩn thận các hồ sơ quan trọng, sổ đăng kiểm, sổ bảo hiểm và cài đặt nhắc hẹn khi gần hết hạn để tránh bị phạt.
Đối với những tài sản này nên thực hiện kiểm kê định kỳ, có văn bản ghi nhận tình trạng và hình ảnh đi kèm. Đồng thời, mỗi khi bàn giao cho tài xế nào hay bất kỳ ai cần có biên bản bàn giao rõ ràng.
3.2. Quản lý Sửa chữa
Trong quá trình sử dụng, việc sửa chữa xe cộ, trang thiết bị là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, rất nhiều thành phần có thể tranh thủ “kiếm lợi” từ hoạt động này. Đặc biệt là với những doanh nghiệp nhiều xe, nếu như gộp các hóa đơn sửa chữa của tất cả các xe, rơ mooc trong vòng một tháng lại thì sẽ thành một danh sách dài mà nhà quản lý chẳng thể nào nhớ nổi; nếu không có biện pháp ghi nhận và kiểm soát kịp thời thì sẽ gặp phải không ít khó khăn khi quyết toán phần chi phí này.
Do đó, cần có quy định rõ ràng về việc lập đề xuất sửa chữa, phân quyền phê duyệt hoặc từ chối đề xuất để hạn chế việc sửa chữa lan man không cần thiết, kiểm soát được chi phí sửa chữa, ghi nhận đầy đủ lịch sử sửa chữa để kịp thời phát hiện những điểm đáng nghi ngờ như chi phí lặp đi lặp lại trên cùng 1 xe, hoặc giá sửa chữa chênh lệch giữa các nhân viên phụ trách khác nhau, giữa các nhà cung cấp khác nhau,...
3.3. Quản lý Nhiên liệu
Nhiên liệu là một trong những chi phí chiếm tỷ trọng khá cao trong giá vốn vận tải, quản lý chi phí nhiên liệu cũng là yêu cầu then chốt mà doanh nghiệp cần chú trọng. Đồng thời, một trong những chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động của phương tiện và tài xế là mức tiêu thụ nhiên liệu và chi phí nhiên liệu trên từng km.
Tuy nhiên, việc quản lý bồn dầu của doanh nghiệp vận tải lại gặp nhiều khó khăn khi vẫn thường xuyên mất dầu và khó truy vết được đối tượng đánh cắp. Trong khi đó, việc khoán dầu cho tài xế lại tỏ ra không quả bởi vì phải khoán cao so với mức tiêu hao thực tế thì tài xế mới chấp nhận chạy.
Mặc dù đã có nhiều công cụ cũng như phương pháp quản lý dầu (như phát tem phiếu đổ dầu ngoài, sử dụng định vị dầu, dùng thẻ đổ xăng dầu…) nhưng vẫn có tiêu cực xảy ra. Phải chăng chúng ta đang cần có một phương án mới tối ưu hơn, sử dụng cả công cụ lẫn con người để giám sát hoạt động phức tạp này?!
3.4. Quản lý hiệu quả của hoạt động vận chuyển
Vận chuyển chính là hoạt động chủ chốt giúp tạo ra doanh số cho doanh nghiệp vận tải, vì vậy hầu hết các công ty đều ghi nhận đầy đủ các đơn hàng và chi phí phát sinh.
Thế nhưng phương pháp quản lý thủ công sẽ không thể cập nhật tình hình vận chuyển theo thời gian thực, cho nên công tác kiểm soát hoạt động của tài xế vẫn còn khó khăn, bị động và chưa tối ưu được về mặt thời gian vận chuyển, phản ứng chậm với các sự cố. Bên cạnh đó, công nợ khách hàng, công nợ đối tác xe ngoài, lương sản lượng của tài xế vẫn phải tự cập nhật tay. Các chỉ số thể hiện hiệu quả của hoạt động vận chuyển như tổng doanh số, lợi nhuận ước tính vẫn còn là con số mơ hồ. Vì vậy, rất cần có phương pháp đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh.
3.5. Phương pháp quản lý đội xe Container hiệu quả
3.5.1. Phần mềm quản lý vận tải Container LogisViet – Công cụ hỗ trợ quản lý đội xe Container hiệu quả
Phần mềm LogisViet có đầy đủ các tính năng, quản lý được tất cả những vấn đề quản lý tài sản - phương tiện, sửa chữa, nhiên liệu. Hơn nữa, hệ thống có thể hỗ trợ quản lý toàn bộ doanh nghiệp, nhân sự cùng làm việc trên hệ thống, quản lý cả công nợ khách hàng/đối tác xe ngoài, lương nhân sự/tài xế,…
Giải pháp phần mềm quản lý vận tải container Logisviet giúp doanh nghiệp lưu trữ được rất nhiều thông tin (kể cả hình ảnh) và sắp xếp theo các hạng mục rõ ràng; quản lý chi tiết về đội xe, bảo hiểm, đăng kiểm, vận hành, lệnh điều động; quản lý các vấn đề về chất lượng như kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, kho vật tư, nhiên liệu cho xe… giúp giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp đến mức tối thiểu.
-
Tuân thủ quy định bảo trì, bảo dưỡng
Với nhật ký bảo dưỡng chi tiết và lời nhắc định kỳ, nhà quản lý sẽ không bị lỡ các lần bảo dưỡng, đăng kiểm. Thông báo qua email và tự động sẽ đảm bảo công tác bảo trì, bảo dưỡng luôn đúng hạn. Việc điều động phương tiện trực tiếp trên hệ thống sẽ giúp tài xế nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất, đảm bảo vận hành trơn tru và hạn chế lãng phí thời gian chờ thông tin.
-
Giám sát tài nguyên của doanh nghiệp
Điều quan trọng của việc quản lý xe là kiểm soát được việc sử dụng xe, các loại phí của xe, đảm bảo không bỏ lỡ các đợt đăng kiểm, bảo dưỡng; quản lý các xe đang sửa chữa để có phương án điều xe một cách tối ưu. Quản lý thông tin định mức nhiên liệu theo loại xe, ràng buộc khi nhập thanh toán nhiên liệu sẽ hỗ trợ doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình hình tiêu hao dựa trên thực tế sử dụng xe.
-
Số hóa công tác quản lý, kiểm tra
Mọi thông tin liên quan đến tài sản đều được ghi nhận trong hệ thống, đảm bảo việc quản lý được sát sao; có thể truy xuất lịch sử bảo trì, bảo dưỡng, đăng kiểm, sửa chữa nhanh chóng từ hệ thống, phục vụ công tác đánh giá chất lượng, tuổi thọ xe. Cho phép nhân viên báo cáo sự cố và tình hình kiểm tra theo thời gian thực. Đưa ra quyết định nhanh chóng bằng cách sử dụng báo cáo toàn diện và hình ảnh độ phân giải cao được đính kèm.
-
Duy trì cơ sở dữ liệu nhân sự, đối tác
Hệ thống cho phép sử dụng cơ sở dữ liệu tích hợp để quản lý thông tin của tài xế, nhân viên trong tổ chức, nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng, đối tác xe ngoài.
-
Phân tích chi phí
Sử dụng các biểu đồ được tạo sẵn để xem xét kỹ lưỡng xu hướng chi phí liên quan đến việc cung cấp nhiên liệu và bảo dưỡng để đánh giá hiệu suất của xe và hiệu suất của nhà cung cấp. Nhà quản lý có thể sử dụng các báo cáo phân tích dạng biểu đồ này cho từng xe để đánh giá tiềm năng và tuổi thọ của xe trên cơ sở những dữ liệu thực tế. Có thể thấy, giải pháp phần mềm Logisviet là một giải pháp toàn vẹn trong công việc quản lý, điều phối đội xe; có thể hỗ trợ tất cả các nhu cầu, hoạt động điều phối; giám sát tài sản và nhân lực hiệu quả; nâng cao tuổi thọ của xe; tổng kết và dự toán các chi phí, tối ưu hóa quy trình vận hành.
3.5.2. Xây dựng chính sách quản lý vận tải Container trong mỗi doanh nghiệp
Khi muốn thực hiện đổi mới doanh nghiệp cần đề ra chính sách ràng buộc hay những những phương án triển khai rõ ràng nhằm quán triệt chất lượng quản lý vận tải container:
- Thúc đẩy nhân sự làm việc bằng nhiều chính sách khen thưởng hay phúc lợi tốt cho nhân sự.
- Cần sự cam kết để đảm bảo chất lượng công việc.
3.5.3. Gia nhập các Hiệp hội vận tải - tham khảo thêm phương pháp quản lý từ các doanh nghiệp khác
Việc gia nhập các hiệp hội vận tải sẽ mang tới cho Doanh nghiệp nhiều cơ hội:
- Tham khảo thêm phương pháp quản lý từ các doanh nghiệp khác để tránh mắc sai lầm và cải thiện, nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn.
- Đoàn kết và cùng nhau xây dựng tiếng nói, chính sách chung: niêm yết và minh bạch hóa mức giá vận tải container; được hưởng quyền lợi chung về giá dầu trong bối cảnh giá đầu vào tăng.
- Xây dựng mạng lưới vận tải theo từng khu vực.
Hy vọng, có trong tay “Bí quyết quản lý đội xe container hiệu quả”, những nhà lãnh đạo vận tải sẽ bớt đau đầu hơn trong quá trình điều hành, quản lý doanh nghiệp, cũng như tìm thấy giải pháp giúp công ty củng cố phong độ, phát triển vững chắc hơn.
Công ty Cổ Phần Giải Pháp Số LogisViet
Văn phòng: 81/23 Hoàng Hoa Thám, Phường 6, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Liên hệ hotline: 0967. 945. 539
Email: logisviet2@gmail.com
Nguồn: Nguyễn Linh
Bài viết liên quan
- Phần mềm quản lý vận tải miễn phí xe đầu kéo container
Ngày đăng: 2024-04-07 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 995
- Gửi chủ doanh nghiệp vận tải container
Ngày đăng: 2023-09-23 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 750
- Phần mềm xe tải nào tốt nhất hiện nay?
Ngày đăng: 2023-05-05 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2391
- 5 Cách giúp doanh nghiệp vận tải thu hút khách hàng hiệu quả
Ngày đăng: 2023-04-21 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3099
- Thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vận tải năm 2023
Ngày đăng: 2023-04-18 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2695
- Phần mềm xe tải LogisViet - Hiệu quả, chính xác, chuyên nghiệp
Ngày đăng: 2023-03-23 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3487
- "Sức nóng" Chuyển đổi số & sự bức phá của các doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-21 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 4627
- NGÀNH VẬN TẢI THAY ĐỔI XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ TRONG NĂM 2023
Ngày đăng: 2023-02-09 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4255
- Phần mềm LogisViet – Giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-02 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2761
- Các yếu tố hình thành nên cước vận tải đường bộ xe Container
Ngày đăng: 2023-01-16 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4169
- CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TẢI XOAY SỞ THẾ NÀO TRƯỚC BIẾN ĐỘNG GIÁ XĂNG DẦU?
Ngày đăng: 2023-01-11 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3510
- LƯU TRỮ DỮ LIỆU ĐÁM MÂY CÓ NHỮNG LỢI ÍCH GÌ?
Ngày đăng: 2023-01-06 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3994
- Thất thoát chi phí - Nỗi lo âu và phương pháp khắc phục của doanh nghiệp vận tải!
Ngày đăng: 2022-12-30 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3818
- Yếu tố nào ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp vận tải năm 2023?
Ngày đăng: 2022-12-28 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4023
- Biện pháp phòng tránh rủi ro cho Doanh nghiệp Vận tải
Ngày đăng: 2022-12-21 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3017
- DOANH NGHIỆP VẬN TẢI QUẢN LÝ DÒNG TIỀN HIỆU QUẢ NHỜ PHẦN MỀM LOGISVIET
Ngày đăng: 2022-12-13 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3066
- DOANH NGHIỆP VẬN TẢI NÊN LÀM GÌ ĐỂ CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG NHÂN SỰ
Ngày đăng: 2022-12-09 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3496
- APP TÀI XẾ XE CONT LOGISVIET - VẬN HÀNH ĐƠN GIẢN, CHÍNH XÁC, GIẢM THIỂU SAI SÓT
Ngày đăng: 2022-12-03 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3329
- CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN CẦU ĐỨT ĐOẠN - VẬN TẢI VIỆT LAO ĐAO
Ngày đăng: 2022-11-25 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3200
- ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM - CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP VẬN TẢI
Ngày đăng: 2022-11-24 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3553