Biện pháp phòng tránh rủi ro cho Doanh nghiệp Vận tải
2022-12-21 - Hồng Nguyễn - 3016

1. Những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp vận tải
1.1. Rủi ro về hàng hóa
Mỗi cont hàng nhập – xuất thường có giá trị hàng chục đến hàng trăm triệu đồng. Nếu xảy ra bất kỳ vấn đề gì đối với hàng hóa thì đơn vị vận chuyển chắc chắn sẽ phải có trách nhiệm phối hợp điều tra để làm rõ nguyên nhân sự việc. Điều này dẫn đến những rắc rối về thủ tục hành chính, và nguy cơ bị giam công nợ; đặc biệt, nếu không có những chứng cứ thuyết phục, rất có thể doanh nghiệp vận tải sẽ phải đối mặt với những tranh chấp kiện tụng hoặc bồi thường thiệt hại cho khách hàng của mình.
Làm nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa doanh nghiệp vận tải phải đảm bảo không có sai sót, tránh làm mất hàng của khách. Điều này giúp khách hàng yên tâm hơn và cũng đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều trường hợp hàng hóa trước khi đến tay khách đã bị đánh tráo, hoặc mất đi một phần mà không rõ nguyên nhân, đến khi phát hiện thì mọi sự đã rồi. Nếu không có phương pháp quản lý nghiêm ngặt và bằng chứng thuyết phục để giải trình với các cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp vận tải rất khó chứng minh mình “vô can” trong những tình huống này. Nguy cơ vướng phải tranh chấp kiện tụng, thậm chí bị giam công nợ trong thời gian dài là điều mà không ai mong muốn cả.
1.2. Rủi ro về tài sản của doanh nghiệp
Tài sản của doanh nghiệp vận tải có giá trị không hề nhỏ, từ những chiếc đầu kéo hàng tỷ đồng, cho đến rơ mooc, các trang thiết bị linh tinh đi kèm theo xe, nếu cộng dồn lại chắc chắn cũng sẽ là một con số khiến nhiều người phải bất ngờ. Tuy nhiên, khi bàn giao tài sản cho bất kỳ một nhân viên nào, chúng ta không chắc chắn được việc họ sẽ giữ gìn và bảo quản tài sản cho mình thật tốt. Đã có không ít trường hợp nhân viên cố tình trục lợi bằng cách đánh cắp tài sản, trang thiết bị đem bán hoặc đánh tráo phụ tùng (thay thế bằng sản phẩm khác kém chất lượng hơn).
Vấn đề bàn giao tài sản và chịu trách nhiệm về tài sản bàn giao đang rất cần được các doanh nghiệp quan tâm và quy định rõ ngay từ ban đầu để tránh được những hậu quả nghiêm trọng về sau.
1.3. Rủi ro về tài chính
Nếu đã và đang kinh doanh trong lĩnh vực vận tải, chắc hẳn các nhà quản trị sẽ không còn xa lạ gì với những tiêu cực và rủi ro về tài chính như: tình trạng lạm chi, chiếm dụng tiền tạm ứng của công ty để phục vụ nhu cầu riêng của các tài xế; một số cá nhân hoặc bộ phận cấu kết với nhau cố ý làm giả hóa đơn, kê khống các loại chi phí gây thâm hụt tài chính trong thời gian dài nếu như không ai phát hiện; bên cạnh đó là những sai sót đến từ bộ phận kế toán như cập nhật thiếu, sai số liệu dẫn đến tranh chấp, mẫu thuẫn, thất thu công nợ khách hàng.
Chưa hết, các vấn đề như hết hạn bằng lái của tài xế, hạn đăng kiểm, bảo trì đường bộ, hạn bảo hiểm, hoặc trường hợp xe chạy quá tốc độ, quá tải trọng … cũng sẽ dẫn đến những khoản phạt làm tiêu tốn hầu bao của doanh nghiệp.
1.4. Rủi ro tai nạn
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng xe container, phương tiện thường lưu thông trên đường về đêm rất nhiều, đây cũng là thời điểm mà đường xá trống trãi nên hầu hết các bác tài điều khiển phương tiện với tốc độ rất nhanh, thậm chí một số người vì mệt quá nên ngủ gật, dẫn đến những sự cố va chạm, hoặc tai nạn nghiêm trọng gây tổn thất về xe cộ, hàng hóa, tính mạng con người.
Đối với loại rủi ro này, doanh nghiệp không chỉ chịu thiệt hại về tài sản, mà còn đối mặt với nguy cơ bồi thường cho các bên liên quan như khách hàng, người bị nạn.
2. Phần mềm LogisViet – Biện pháp phòng tránh rủi ro cho doanh nghiệp vận tải
Phần mềm LogisViet là phần mềm quản lý toàn diện mọi hoạt động của doanh nghiệp vận tải, hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây giúp tự động hóa quy trình, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng, an toàn; quản lý thông tin dựa trên thời gian thực. Phần mềm tạo ra sự liên kết chặt chẽ và thống nhất giữa các bộ phận trong công ty, tất cả sẽ cùng tham gia tác nghiệp trên một hệ thống chung duy nhất thay vì cập nhật riêng lẻ trên từng file như trước đây. Việc linh hoạt sử dụng trên nhiều trình duyệt, nhiều thiết bị cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản lý, giám sát công việc được liên tục, không bị giới hạn về mặt không gian lẫn thời gian; nhà lãnh đạo hay nhân sự đều có thể linh hoạt xử lý vấn đề từ xa một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, lưu lại lịch sử dễ dàng.
2.1. Chức năng quản lý tài sản
Để yên tâm vận hành, việc đầu tiên chúng ta cần làm đó là tìm ra biện pháp phòng tránh rủi ro về tài sản cho doanh nghiệp vận tải. Đầu tiên, phần mềm LogisViet sẽ giúp thống kê tài sản của doanh nghiệp; ghi nhận và lưu trữ những thông tin quan trọng của các phương tiện, bao gồm các thông số và cả hình ảnh hiện trạng, trang thiết bị đi kèm, hình ảnh về các giấy phép, sổ đăng kiểm, ảnh biên bản bàn giao... Phương tiện được bàn giao cho ai và đang ở bãi nào cũng sẽ được thể hiện rõ trên hệ thống. Đây được xem là nơi lưu trữ dữ liệu an toàn, sắp xếp có trật tự và hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng nhất khi có vấn đề xảy ra.
Thứ hai, phần mềm có chức năng quản lý kho vật tư/phụ tùng giúp quản lý tất cả các sản phẩm trong kho, tình nhìn nhập/xuất/tồn kho của từng sản phẩm kèm lịch sử rõ ràng. Số liệu kho được cộng trừ tự động khi có phát sinh hoạt động nhập/xuất thực tế chứ không chỉnh sửa được, phản ánh đúng số liệu kho thực. Vì vậy, nếu có chênh lệch giữa số liệu trên hệ thống và kho thực tế bên ngoài thì đây sẽ là căn cứ để ban lãnh đạo làm việc lại với các bộ phận phụ trách.
Ngoài ra, xăng dầu cũng được xem là một dạng tài sản của doanh nghiệp vận tải. Quản lý cây dầu, bồn dầu như thế nào để tránh bị thất thoát, đồng thời giảm bớt chi phí xăng dầu trên mỗi xe – mỗi chuyến hàng cũng là vấn đề nhức nhối và kéo dài qua nhiều năm. Kết hợp công cụ phần mềm LogisViet cùng với phương pháp quản lý tối ưu do LogisViet đề xuất, chắc chắn rủi ro về hao hụt xăng dầu sẽ được khắc phục và giúp tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ cho doanh nghiệp.
2.2. Quản lý tài chính chặt chẽ
Quản lý tài chính là hoạt động quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp vận tải, việc này giúp cho nhà lãnh đạo nhận biết được sự lưu thông của dòng tiền và kịp thời can thiệp nếu có những đề tiêu cực xảy ra làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính công ty. Vì vậy, đây được xem là biện pháp cần thiết phòng tránh rủi ro cho doanh nghiệp vận tải!
Mỗi ngày, doanh nghiệp vận tải thường phát sinh rất nhiều giao dịch thu – chi, chúng diễn ra liên tục và thuộc nhiều hạng mục khác nhau. Nếu không có quy trình nghiệp vụ quản lý chi tiết từng giao dịch thì sẽ rất khó để kiểm tra và đối chiếu, vì nếu để càng lâu thì số lượng giao dịch phát sinh càng nhiều và số chứng từ thu về cũng vì vậy mà xếp chồng xếp đống. Dĩ nhiên, sẽ chẳng có nhà quản lý nào muốn đối mặt với hàng loạt chứng từ số liệu thô mà không có công cụ để phân tích, đánh giá; đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn, có nhiều xe thì vấn đề sẽ càng rắc rối và phức tạp hơn nữa.
Công cụ phần mềm LogisViet sẽ giúp theo dõi sát dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo chi đúng – thu đủ, lưu lại ngày giờ giao dịch, kèm lý do chi tiết và hình ảnh có liên quan đến nghiệp vụ đó. Được thêm mới và phân loại hạng mục thu – chi theo đúng nhu cầu của từng doanh nghiệp và cho phép kích hoạt đưa vào báo cáo tài chính hoặc không. Chức năng lọc thông minh theo một số yêu cầu nhất định sẽ giúp bóc tách dữ liệu nhanh chóng, mỗi khi ban giám đốc cần tra cứu sẽ rất thuận tiện, thao tác thực hiện cũng cực kỳ đơn giản.
Phần mềm ghi nhận đầy đủ công nợ khách hàng dựa trên cơ sở các đơn hàng đã vận chuyển trên hệ thống, cung cấp file công nợ chính xác, đầy đủ nội dung và mang tính thuyết phục cao, giúp hạn chế sai sót và tranh cãi với khách hàng.
Việc quản lý tài chính còn quan trọng ở chỗ phải kiểm soát được dòng tiền tạm ứng/hoàn ứng, yêu cầu giải chi đúng thời hạn, khi đó hệ thống sẽ cấn trừ chính xác và tự động. Đồng thời, giám sát chặt các hoạt động làm phát sinh chi phí như: hoạt động sửa chữa – bảo dưỡng, thay vá lốp, cấp phát nhiên liệu, nhập mới vật tư… mỗi hạng mục đều có nút phê duyệt dành cho cấp trên để tra soát lại thật kỹ, tránh trường hợp đề xuất lan man không cần thiết hoặc cố tình kê khống, kê sai chi phí làm hao hụt ngân sách công ty.
2.3. Quản lý sát sao kế hoạch vận chuyển
Hoạt động vận chuyển là hoạt động chủ đạo, và quyết định doanh thu của doanh nghiệp vận tải. Vì vậy, các công ty vận chuyển luôn chú ý nâng cao uy tín và làm hài lòng khách hàng bằng chất lượng dịch vụ đi đầu, đặc biệt phải đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa của khách trong quá trình vận chuyển. Muốn làm được điều này, đòi hỏi phải có một quy trình giao – nhận nghiêm ngặt, tạo sự liên kết và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ có liên quan; hỗ trợ điều phối và giám sát dễ dàng mọi lúc mọi nơi để đảm bảo giao hàng đúng kế hoạch; đồng thời cập nhật chính xác tình hình vận chuyển, kèm theo đó là những hình ảnh thực tế chứng minh đơn hàng đang được vận chuyển an toàn, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm thật ấn tượng.
Phần mềm LogisViet không những đáp ứng tốt những tiêu chí ở trên, mà còn giúp quản lý tất cả các đơn hàng cần vận chuyển, số chuyến thực chạy cùng với thông tin người phụ trách, tiến độ hoàn thành để những nhà điều hành thấy được toàn cảnh bức tranh giao nhận của công ty. Nhờ cách quản lý bài bản và có hệ thống, mà những kẻ muốn trục lợi hoặc có ý đồ xấu đối với hàng hóa cũng phải dè chừng.
2.4. Chức năng cảnh báo hết hạn, quá hạn
Trong quá trình sử dụng phần mềm LogisViet, người dùng chỉ cần nhập đúng các thông tin dữ liệu nền như: thông tin về phương tiện (bao gồm các loại hạn đăng kiểm, bảo trì đường bộ, hạn bảo hiểm bắt buộc/tự nguyện), thông tin về hợp đồng và bảng giá khách hàng (bao gồm hạn hợp đồng, thời hạn của bảng giá), thông tin của tài xế (bao gồm cả hạn bằng lái)…thì khi đó phần mềm sẽ tự động chuyển sang màu đỏ để cảnh báo nhắc nhở mỗi khi sắp đến các thời hạn này. Từ đó, giúp nhân viên và nhà quản lý hạn chế được sai sót và có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo cho công việc được diễn ra liên tục và tránh được các khoản phạt, những rắc rối có thể xảy ra.
Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng cảnh báo quá hạn đối với các khoản công nợ khách hàng để hỗ trợ kế toán tiện theo dõi công nợ tiện hơn, kịp thời đôn đốc và nhắc nhở khách hàng trong vấn đề thanh toán.
2.5. Quản lý dựa trên thời gian thực (Real time)
Quản lý công việc dựa trên thời gian thực tế là một phương pháp quản lý hiện đại, giúp tối ưu hiệu quả công việc và cũng là mục tiêu mà rất nhiều doanh nghiệp hướng đến.
Phần mềm vận tải LogisViet với chức năng quản lý real time sẽ vừa là công cụ giúp đánh năng lực của nhân sự, vừa là người báo cáo trung thành giúp phản ánh đúng hiệu quả hoạt động của đội xe. Để từ đó, nhà lãnh đạo sẽ đề ra giải pháp cải thiện thời gian vận chuyển và các chỉ số khác nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động, thúc đẩy tăng trưởng doanh số cho công ty.
Bên cạnh đó, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển cũng cần phải bảo vệ mình trước những rủi ro pháp lý nếu như có tình trạng mất cắp hàng hóa xảy ra. Phần mềm LogisViet sẽ là nơi lưu giữ và cung cấp thông tin chính xác về thời gian, địa điểm, các bước để hoàn thành một chuyến hàng, ở mỗi bước tài xế sẽ cung cấp hình ảnh thực trạng của cont hang cùng các chứng từ liên quan, song song đó hệ thống sẽ lấy dữ liệu dựa trên thời gian thực ngay tại thời điểm tài xế gửi lên. Vì vậy, đây sẽ là căn cứ vô cùng quan trọng để giúp cơ quan điều tra xác minh lỗi do bên nào, hoặc những cá nhân nào có liên quan. Sở hữu những thông tin quan trọng này, doanh nghiệp vận tải có thể yên tâm và tránh được những phiền toái không mong muốn.
Ngoài ra, quản lý dựa trên thời gian thực còn mang lại lợi ích gián tiếp đó là nâng cao ý thức và giảm bớt tính trì hoãn của các nhân sự, tạo nên sự chủ động và chuyên nghiệp hơn.
Qua bài phân tích trên, ta có thể thấy rõ hơn những rủi ro mà doanh nghiệp vận tải có thể gặp phải. Phần mềm quản lý vận tải LogisViet được đánh giá là phần mềm có nhiều tính năng quan trọng, với lối vận hành đơn giản, quản lý chặt chẽ mọi hoạt động để hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất – hứa hẹn sẽ là biện pháp phòng tránh rủi ro tốt nhất cho doanh nghiệp vận tải.
Nếu anh chị có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm này, hãy liên hệ cho chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn trực tiếp miễn phí.
Hoặc tham khảo thêm thông tin tại đây:
Hệ thống phần mềm quản lý vận tải xe Container - Logistics
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP SỐ LOGISVIET
Văn phòng: 81/23 Hoàng Hoa Thám, Phường 06, Quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Hotline hỗ trợ: 0988 167702
Nguồn: Hồng Nguyễn
Bài viết liên quan
- Phần mềm quản lý vận tải miễn phí xe đầu kéo container
Ngày đăng: 2024-04-07 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 995
- Gửi chủ doanh nghiệp vận tải container
Ngày đăng: 2023-09-23 - Người đăng: Huyền Trang - Lượt xem: 750
- Phần mềm xe tải nào tốt nhất hiện nay?
Ngày đăng: 2023-05-05 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2391
- 5 Cách giúp doanh nghiệp vận tải thu hút khách hàng hiệu quả
Ngày đăng: 2023-04-21 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3099
- Thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vận tải năm 2023
Ngày đăng: 2023-04-18 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2694
- Phần mềm xe tải LogisViet - Hiệu quả, chính xác, chuyên nghiệp
Ngày đăng: 2023-03-23 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 3487
- "Sức nóng" Chuyển đổi số & sự bức phá của các doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-21 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 4627
- NGÀNH VẬN TẢI THAY ĐỔI XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ TRONG NĂM 2023
Ngày đăng: 2023-02-09 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4255
- Phần mềm LogisViet – Giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp vận tải
Ngày đăng: 2023-02-02 - Người đăng: Hồng Nguyễn - Lượt xem: 2761
- Các yếu tố hình thành nên cước vận tải đường bộ xe Container
Ngày đăng: 2023-01-16 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4168
- CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TẢI XOAY SỞ THẾ NÀO TRƯỚC BIẾN ĐỘNG GIÁ XĂNG DẦU?
Ngày đăng: 2023-01-11 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3510
- LƯU TRỮ DỮ LIỆU ĐÁM MÂY CÓ NHỮNG LỢI ÍCH GÌ?
Ngày đăng: 2023-01-06 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3994
- Thất thoát chi phí - Nỗi lo âu và phương pháp khắc phục của doanh nghiệp vận tải!
Ngày đăng: 2022-12-30 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3818
- Yếu tố nào ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp vận tải năm 2023?
Ngày đăng: 2022-12-28 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 4023
- BÍ QUYẾT QUẢN LÝ ĐỘI XE CONTAINER HIỆU QUẢ
Ngày đăng: 2022-12-14 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 5072
- DOANH NGHIỆP VẬN TẢI QUẢN LÝ DÒNG TIỀN HIỆU QUẢ NHỜ PHẦN MỀM LOGISVIET
Ngày đăng: 2022-12-13 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3066
- DOANH NGHIỆP VẬN TẢI NÊN LÀM GÌ ĐỂ CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG NHÂN SỰ
Ngày đăng: 2022-12-09 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3496
- APP TÀI XẾ XE CONT LOGISVIET - VẬN HÀNH ĐƠN GIẢN, CHÍNH XÁC, GIẢM THIỂU SAI SÓT
Ngày đăng: 2022-12-03 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3329
- CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN CẦU ĐỨT ĐOẠN - VẬN TẢI VIỆT LAO ĐAO
Ngày đăng: 2022-11-25 - Người đăng: Quỳnh Hương - Lượt xem: 3200
- ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM - CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP VẬN TẢI
Ngày đăng: 2022-11-24 - Người đăng: Nguyễn Linh - Lượt xem: 3553