1. Những khó khăn hiện nay của Doanh Nghiệp Vận Tải Việt Nam

1.1. Khó khăn trong quản lý nhân sự

Yếu tố con người luôn đóng vai trò then chốt dù ở bất kỳ thời đại nào, quản lý được con người bạn sẽ quản lý được tất cả hoạt động có liên quan. Đối với doanh nghiệp vận tải, điều này cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp vận tải sẽ gặp nhiều khó khăn hơn do có sự chênh lệch về trình độ văn hóa, chuyên môn, áp lực công việc cao.

1.1.1. Quản lý Tài xế

Đây là đội ngũ nhân sự chiếm tỷ trọng khá cao trong các doanh nghiệp vận tải. Đặc thù của Tài xế là đến từ nhiều tầng lớp khác nhau, trình độ văn hóa còn hạn chế, chưa có tính kỷ luật và tinh thần tự giác. Môi trường lao động khá nhiều áp lực, rủi ro cao, thường xuyên phải thức đêm nên các tài xế thường có xu hướng sử dụng chất kích thích, tiêu khiển bằng các hình thức giải trí không lành mạnh như bài bạc, cá cược, … Có thể nói, đây là nhóm nhân sự khó điều hành và khó kiểm soát nhất, dễ gây tiêu cực hoặc chiếm dụng tiền bạc, tài sản của công ty để phục vụ cho nhu cầu riêng. Bên cạnh đó, do không có chuyên môn nghiệp vụ về vận tải – logistics nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, tài xế cũng thường có những sai sót về chứng từ, số liệu gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt là nhóm tài xế trung niên, họ chưa có nhiều kiến thức cũng như khả năng ứng dụng công nghệ, đây cũng là một rào cản gây ảnh hưởng đến quá trình phát triển và chuyển đổi số của doanh nghiệp vận tải.

1.1.2. Nhân viên điều hành (Điều độ viên)

Để một chuyến hàng hoàn tất nhanh chóng thì cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhân viên điều hành và tài xế. Tuy nhiên, không phải lúc nào điều độ cũng có thể theo sát hoạt động của tài xế, hoặc thường xuyên gặp phải tình trạng “trên nói - dưới không nghe” vì tài xế không chịu hợp tác; khối lượng công việc nhiều, không kiểm soát chặt chẽ những vấn đề liên quan đến chi phí, chứng từ dẫn đến mâu thuẫn với tài xế… Đôi khi áp lực công việc quá lớn khiến điều độ dễ bỏ việc ngang.

Bên cạnh đó, cũng không ít trường hợp nhân viên điều hành nắm hết mọi hoạt động của công ty, thậm chí cấu kết với tài xế để làm khống chi phí, gây thất thoát tài chính của công ty trong một thời gian dài; nếu như không có công cụ hoặc phương thức quản lý rõ ràng, bạn sẽ rất dễ phụ thuộc vào một số nhân sự chủ chốt hoặc không phát hiện được những tiêu cực trong nội bộ doanh nghiệp.

1.1.3.  Nhân viên Kế toán

Trong doanh nghiệp vận tải, khối lượng công việc của một kế toán rất nhiều, đòi hỏi cần có sự cẩn thận, chi tiết và sức chịu áp lực cao. Ở hầu hết công ty, công việc của kế toán thường bị dồn lại đến cuối tháng dẫn đến quá tải, gây ra rất nhiều khó khăn bất cập, đặc biệt là khi các tài xế chậm giải chi chi phí, làm thất lạc chứng từ; khách hàng chậm thanh toán. Áp lực từ việc hạch toán thu - chi, theo dõi công nợ, quyết toán tiền lương, lập báo cáo,... có thể khiến nhân viên kế toán trở nên căng thẳng, mệt mỏi, dễ sai sót. Vậy nên, rất cần có hệ thống quản lý chi tiết các khoản thu - chi, tạm ứng để kế toán tiện ghi nhận, theo dõi và đối soát, tránh gặp phải tình trạng tắc nghẽn giải chi chứng từ, hạn chế mâu thuẫn với các bộ phận khác.

1.1.4. Về phía nhà quản trị

Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào chính vai trò của nhà quản trị. Nhà quản trị không chỉ am hiểu, có kinh nghiệm về lĩnh vực vận tải, mà bản thân họ cũng phải có tầm nhìn xa và dám đổi mới. Tuy nhiên, do đặc thù ngành này có nhiều rủi ro và nặng về chi phí nên các nhà quản trị thường có xu hướng ôm đồm nhiều việc và rất khó tìm được người đáng tin cậy để giao những trọng trách lớn.

Bên cạnh đó, một số nhà quản trị đã quá quen với cách vận hành cũ đã hình thành từ lâu nên họ rất ngại thay đổi. Điều này dẫn đến một số bất cập trong quá trình quản lý doanh nghiệp như công việc quá tải dẫn đến nhà quản trị không thể thấu suốt hoặc nhìn rõ bức tranh tổng thể doanh nghiệp, thậm chí họ cứ phải quanh quẩn ở nhà hoặc công ty để điều hành công việc mà không thể nào dứt ra được. Trong khi đó, việc ứng dụng công nghệ hoặc thay đổi theo phương thức mới sẽ giúp họ giải phóng nhiều áp lực cũng như khối lượng công việc, bớt lệ thuộc vào nhân viên, và hoàn toàn có thể kiểm soát công việc mọi lúc mọi nơi.

1.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp cao

1.2.1. Chi phí vận hành

Để thành lập nên một doanh nghiệp vận tải, nhà đầu tư đã phải đánh đổi một khoản chi phí khổng lồ và chấp nhận mức rủi ro lớn hơn rất nhiều so với những doanh nghiệp logistics. Chi phí để đầu tư một đội xe đầu kéo, rơ mooc lên đến hàng chục tỷ đồng, vì thế việc sửa chữa, bảo dưỡng một tài sản lớn cũng là một vấn đề nan giải của các doanh nghiệp vận tải. Nhà quản trị cần nắm rõ thông tin, phí phát sinh, lịch sử sửa chữa cụ thể của từng hạng mục, từng đầu xe một cách chi tiết nhất. Nhưng chưa có một công cụ hay phương thức nào giúp cho họ tối ưu hoá được vấn đề này. Và cũng chưa có công thức nào tính chính xác được định mức khấu hao tài sản. Khiến cho các Doanh nghiệp mất một khoản tiền vô hình hàng năm.

Ngoài chi phí về phương tiện, Doanh nghiệp cũng cần đầu tư thêm các chi phí khác như thuê bãi xe, văn phòng, nhân sự, … Tuy nhiên hệ luỵ của dịch covid năm vừa qua đã khiến các doanh nghiệp vận tải điêu đứng một thời gian dài khó trở mình, nhưng tình hình logistics gần đây không ổn định khiến cho rất nhiều doanh nghiệp đóng xe rỗng ở bãi, không có hàng chạy, nhưng vẫn phải chi trả các khoản lệ phí cùng với các phí vận hành khác khiến các doanh nghiệp vận tải luôn ở trong trạng thái “tiến thoái lưỡng nan”.

1.2.2. Chi phí vận tải

Biến động xăng dầu: Xăng dầu là được coi là máu huyết của ngành vận tải. Tuy nhiên, Theo Bộ Công thương từ đầu năm đến nay, giá xăng dầu đã tăng giảm hơn 10 lần, làm thay đổi tỷ trọng của chi phí nhiên liệu lên đến 45%. Theo ông Tạ Long Hỷ, Tổng giám đốc Công ty Vinasun, hiện doanh nghiệp chỉ có hai lựa chọn, đó là hạn chế kinh doanh hoặc tăng giá cước. Tuy nhiên, việc tăng giá cước sẽ đánh trực tiếp vào người tiêu dùng và tạo hệ lụy liên hoàn đến các lĩnh vực khác.

Sức ép về phí bảo trì đường bộ và các phí BOT: Ngoài giá nhiên liệu tăng cao, các doanh nghiệp vận tải cũng vẫn đang phải chịu sức ép về phí bảo trì đường bộ và các phí BOT: Mức phí đường bộ thu tại các trạm thu phí cao, Các thủ tục hành chính vẫn còn khá rườm rà gây mất nhiều chi phí….

Ngoài ra, tình trạng giao thông xuống cấp tại các con đường cũng thường xuyên gây tắc đường. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến chi phí và hoạt động vận tải hàng hóa đường bộ.

1.3. Áp lực cạnh tranh lớn

Nhiều doanh nghiệp vận tải ra đời: Ngành vận tải đường bộ đang được đánh giá là một trong những ngành trọng điểm của Việt Nam và các đơn vị vận tải – logistic ra đời ngày càng đông. Tuy nhiên việc tăng trưởng về phương tiện một cách ồ ạt, sự thiếu thận trọng trong đầu tư, khi mà người người nhà nhà làm vận tải, lượng xe tại thời điểm này có những lúc tăng trưởng đột biến. Việc tăng trưởng nhanh, thiếu kiểm soát về chất lượng của các doanh nghiệp, cá nhân tự phát đã làm uy tín của ngành vận tải hàng hoá đường bộ đi xuống.

Cước vận tải: Hiện nay, cước vận tải chủ yếu do các doanh nghiệp tự áp, dựa trên khảo sát mặt bằng chung. Một số doanh nghiệp vận tải nhỏ lẻ, tự phát đã áp giá cước rất thấp, vì họ chưa có kinh nghiệm hay công thức đã tính chính xác các chi phí chìm khác. Điều này dẫn đến sự dẫn đến những vấn đề cạnh tranh không lành mạnh.

Hợp tác xã (HTX): Bên cạnh những hợp tác xã mạnh cả về số lượng và chất lượng quản lý dịch vụ vận tải hàng hóa thì còn nhiều HTX chưa chú trọng công tác quản lý đến các thành viên HTX để nâng cao chất lượng dịch vụ và bảo đảm an toàn giao thông, chưa phát huy được việc ứng dụng khoa học công nghệ để nâng cao chất lượng và phục vụ khách hàng.

1.4. Quản lý còn lạc hậu

Theo thống kê của Bộ Tài Chính, có đến hơn 60% các doanh nghiệp vận tải chưa ứng dụng công nghệ vào vận hành. Điều đó cho thấy hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang quản lý bằng phương thức thủ công và dựa trên kinh nghiệm của bản thân. Đây là một thiếu sót rất lớn cho các doanh nghiệp vận tải Việt Nam. Việc quản lý bằng những công cụ giản đơn như ghi chép vào sổ hoặc nhập liệu vào file excel và lưu trữ dữ liệu bằng giấy tờ chỉ có thể phục vụ cho việc kiểm tra tức thời, qua thời gian đã vô tình tạo ra nhiều lỗ hỏng và thiếu sót dẫn đến khó kiểm soát về mặt chi phí, khấu hao; đồng thời gây tốn thời gian và bất tiện khi cần truy xuất lại thông tin hoặc chứng từ cần thiết. Bên cạnh đó, nhà quản trị không có nhiều cơ sở dữ liệu chính xác để có thể so sánh, đánh giá sức khỏe doanh nghiệp, cũng như đánh giá năng lực của mỗi nhân viên.

2. Vậy Doanh nghiệp vận tải cần làm gì để giảm bớt khó khăn

2.1. Kiểm soát chặt chẽ chi phí

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ dòng tài chính cùng với các chi phí liên quan.Từ đó tính chính xác được giá thành và điều chỉnh mức phí dịch vụ để tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Muốn vậy, cần có một hệ thống kiểm soát chi tiết và đầy đủ dòng tiền của doanh nghiệp.

2.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ

Để nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải và tạo sự hài lòng, tin cậy cho khách hàng, các doanh nghiệp vận tải phải có một quy trình chuyên nghiệp từ khâu vận chuyển, kiểm tra chứng từ, và xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, không được trì hoãn. Cung cấp đa dạng các loại hình vận chuyển cùng nâng cao công tác dịch vụ chăm sóc khách hàng và luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.

2.3. Xây dựng chính sách quản lý nhân sự

Tạo dựng mối quan hệ: Bên cạnh những chính sách về lương thưởng, doanh nghiệp cần có những hoạt động tập thể như: hoạt động team building, các kỳ nghỉ du lịch hằng năm, quà lễ, tết, hoặc thăm hỏi nhân viên trong các dịp đặc biệt. Giúp cho các nhân sự có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau, phối hợp công việc nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao hơn.

Chính sách đào tạo: Chất lượng nguồn nhân sự ảnh hưởng rất lớn tới sự thành bại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vận tải hiện nay chưa có những những sách đào tạo riêng, hoặc cử đi học tập để nâng cao trình độ nhân viên. Bên cạnh việc phát triển doanh nghiệp, doanh nghiệp cần chú ý hơn trong các khâu đào tạo, cũng như tạo điều kiện để nhân viên được học tập phát triển bản thân nhiều hơn. Khuyến khích nhân viên học hỏi tiếp thu cái mới, tạo động lực phấn đấu khi có sự chuyển giao công nghệ, thay đổi phương thức làm việc.

3. Phần mềm quản lý vận tải LogisViet - Công cụ hiện đại giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện và hiệu quả

Với những tính năng thực tiễn, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp vận tải quản lý được khối tài sản giá trị cao, ghi nhận chi tiết từng hình ảnh, tình trạng của mỗi xe, rơ mooc và trang thiết bị đi kèm. Bên cạnh đó, việc lưu lại lịch sử về mọi hoạt động và chi phí phát sinh trên từng đầu xe, rơ mooc (như phí sửa chữa, thay/vá lốp, nhiên liệu), chi phí vận tải, văn phòng, kho bãi,... sẽ giúp khắc phục sai sót và dễ dàng phát hiện tiêu cực nếu có; ngoài ra khi dựa vào dữ liệu có được từ hệ thống, ban giám đốc có thể dễ dàng đưa ra các phương án nhằm thắt chặt chi phí, giúp tiết kiệm và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp tốt hơn.

Khi nhân viên thao tác trên hệ thống, dữ liệu sẽ được liên kết và cập nhật nhanh chóng, khắc phục tình trạng hoạt động rời rạc, không thống nhất giữa các phòng ban. Phần mềm quản lý dựa trên thời gian thực sẽ là một công cụ thông minh giúp nhà lãnh đạo đánh giá được hiệu quả công việc và phương thức làm việc của mỗi nhân viên; đưa tất cả nhân sự, đặc biệt là tài xế vào một quy trình hoạt động có nề nếp hơn, phối hợp nhịp nhàng với nhau tạo ra hiệu quả tích cực và tiết kiệm về mặt thời gian.

- Kế hoạch vận chuyển được lên lịch cụ thể, phân biệt trạng thái bằng những màu sắc khác nhau, giúp nhân viên điều hành theo dõi và điều lệnh dễ dàng, giám sát được lộ trình đường đi và tiến độ thực hiện công việc của tài xế để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở.

- Mobile app dành riêng cho tài xế nhận lệnh vận chuyển và thực hiện nhiệm vụ, giúp tài xế chủ động trong việc theo dõi lương và sản lượng của bản thân.

- Các báo cáo, bảng lương, khoản thu công nợ được ghi nhận tự động với độ chính xác cao, trích xuất dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian giúp giảm bớt áp lực và khối lượng công việc cho kế toán.

- Công nợ của khách hàng và đối tác nhà xe được link tự động, thể hiện logic, chi tiết trên từng vận đơn, từng container đính kèm hình ảnh hoá đơn, chứng từ nếu có; trích xuất file excel nhanh chóng, có thể giúp khách hàng theo dõi tình trạng đơn hàng và đối chiếu công nợ một cách rõ ràng và minh bạch; phục vụ và đáp ứng được yêu cầu của những khách hàng lớn. Từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo sự hài lòng và tin cậy hơn.

Đặc biệt, nhà quản trị có thể xem báo cáo mọi lúc mọi nơi, đánh giá khách quan trung thực sức khỏe doanh nghiệp bởi vì phần mềm thì "không biết nói dối". Các sếp có thể linh hoạt điều hành, kiểm soát công ty mà không cần thiết phải đến văn phòng mỗi ngày.

Doanh nghiệp Bạn có đang gặp những khó khăn, bất cập trên?! Hãy liên hệ ngay với LogisViet, chúng tôi sẽ mang đến cho Bạn những giải pháp và trải nghiệm tuyệt vời nhất.

 

Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Số LogisViet

Website: www.logisviet.com

Địa chỉ: 81/23 Hoàng Hoa Thám Phường 06 Quận Bình Thạnh TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0988 597 485

Email: logisviet1@gmail.com

Nguồn: Quỳnh Hương