10 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải LogisViet

I. Phần mềm quản lý vận tải là gì?

Phần mềm quản lý vận tải là một ứng dụng công nghệ thông tin được phát triển chuyên dụng hỗ trợ cho các doanh nghiệp, tổ chức chuyên về kinh doanh vận tải có thể quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng logistics, theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa nhằm nắm bắt kịp thời doanh thu, chi phí, lãi lỗ, công nợ khách hàng và trích xuất báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng để đưa ra kế hoạch cụ thể cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của đội xe, tài xế và đội ngũ nhân viên nói chung.

II. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải

1. Quản lý thông tin dữ liệu có hệ thống, minh bạch

Thường thì khi sử dụng phần mềm, tất cả các phòng ban sẽ cùng làm việc trên một hệ thống, mỗi cá nhân sẽ được phân quyền truy cập và thao tác một số hạng mục tương ứng với vị trí - trách nhiệm của mình, mọi thông tin được cập nhật lên sẽ góp phần tạo thành nguồn dữ liệu chung để mọi người cùng tham khảo và sử dụng, tạo sự minh bạch và nhất quán.

Đặc biệt, việc sắp xếp thông tin theo từng hạng mục (khách hàng, đơn hàng, đối tác, sửa chữa, nhiên liệu,...) và theo thứ tự thời gian sẽ giúp tạo ra sự logic, chuyên nghiệp, hỗ trợ cho việc truy xuất thông tin dễ dàng, nhanh chóng hơn.

2. Quản lý chặt chẽ đơn hàng và tối ưu kế hoạch vận chuyển

Hệ thống phần mềm vận tải cho phép lập kế hoạch vận chuyển - tạo đơn hàng, hiển thị tất cả các đơn hàng phát sinh và ghi nhận công nợ đối với từng khách hàng tương ứng, tránh trường hợp sai sót, ghi nhận công nợ không đầy đủ.

Khi đã có bảng giá cụ thể, việc lên kế hoạch vận chuyển cho đơn hàng mới diễn ra đơn giản và nhanh chóng chỉ trong vòng vài giây. Một số phần mềm quản lý lộ trình vận chuyển theo thời gian thực kết hợp cùng hệ thống định vị GPS sẽ giúp hỗ trợ phân tích tính hợp lý dựa trên mục tiêu như tuyến đường ngắn nhất, chi phí thấp nhất, thời gian giao hàng nhanh nhất,…Cải thiện được khả năng khai thác vận chuyển của đội xe!

3. Tiết kiệm thời gian

Khi công việc được tự động hóa, mỗi phòng ban là một mắt xích trong chuỗi hoạt động của toàn công ty thì việc truyền tải, trao đổi thông tin cũng sẽ mang tính tự động. Các chứng từ, hình ảnh, thông tin duyệt lệnh, lộ trình vận chuyển,... đều được cập nhật và hiển thị trên hệ thống. Khi phòng ban này cập nhật công việc, phòng ban kia sẽ nhìn thấy kết quả hoặc thông tin họ cần, hạn chế việc phải hỏi han lẫn nhau hoặc chờ đợi không cần thiết.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm vận tải cũng giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao lộ trình vận chuyển, xác định được thời gian làm việc thực tế của tài xế để kịp thời đôn đốc, hoặc linh hoạt thay đổi kế hoạch điều xe, góp phần rút ngắn thời gian vận chuyển.

4. Kiểm soát tối đa chi phí - Lợi ích quan trọng khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải

Các chi phí thường gặp ở doanh nghiệp vận tải bao gồm chi phí cố định (kho, bãi, văn phòng), phí vận tải, phí sửa chữa - bảo dưỡng xe (thay nhớt, lốp, phụ tùng), phí nhiên liệu, phí nhập kho, lương nhân sự,... Vấn đề đau đầu nhất của tất cả doanh nghiệp vận tải là ở chỗ làm thế nào để kiểm soát toàn bộ chi phí, hạn chế tối đa các trường hợp tiêu cực dẫn đến thất thoát tài chính công ty.

Nếu sử dụng phần mềm để ghi nhận lại tất cả các giao dịch, quản lý chi phí theo từng hạng mục hoặc đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra chặt chẽ các khoản phí chi ra; đồng thời có thể so sánh đối chiếu dữ liệu để phát hiện ra các khoản phí trùng lặp bất thường, các lỗ hổng trong quá trình làm việc của nhân viên, từ đó kịp thời có phương án/ kế hoạch để cắt giảm tối đa những loại phí không cần thiết.

5. Gia tăng năng lực cạnh tranh, gia tăng doanh số

Xét về chất lượng dịch vụ thì những doanh nghiệp vận tải chuyên nghiệp sẽ chiếm ưu thế, nhưng nếu xét về giá thành vận chuyển thì lại có phần yếu thế hơn so với các doanh nghiệp tư nhân nhỏ lẻ, nhóm xe mồ côi. Bởi vì doanh nghiệp vận tải thường phải chịu nhiều chi phí như thuê mướn văn phòng, nhân sự, đóng thuế,...

Như đã đề cập ở trên, khi áp dụng phần mềm quản lý vận tải vào trong hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể đo lường chính xác và kiểm soát chặt chẽ các khoản phí, từ đó mạnh dạn điều chỉnh giá cả để cạnh tranh tốt hơn, tạo cơ hội gia tăng doanh số, phát triển lâu dài hơn.

6. Nâng cao trải nghiệm khách hàng - lợi ích đáng kể khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải

Cùng với sự phát triển công nghệ thì yêu cầu của khách hàng cũng ngày càng cao hơn, những đơn vị lớn thường lựa chọn những công ty vận tải chuyên nghiệp để vừa có thể đảm bảo kế hoạch vận chuyển vừa có thể cung cấp thông tin cho họ kịp thời, chính xác về tình trạng của các đơn hàng.

Do đó, các phần mềm vận tải quản lý theo thời gian thực (realtime) luôn là lựa chọn ưu tiên hàng đầu giúp doanh nghiệp vận tải cập nhật tình hình vận chuyển nhanh chóng, chính xác đến khách hàng của mình. Bên cạnh đó, phần mềm vận tải còn giúp ghi nhận công nợ, các khoản chi phí chi hộ và hỗ trợ xuất file excel gửi đến khách hàng, thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp cho công ty vận tải.

7. Giải phóng khối lượng công việc

Thêm một lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải đó là giúp giảm tải một khối lượng lớn công việc. Bởi vì giờ đây nhân viên không cần phải tập hợp thông tin, chứng từ rồi cập nhật vào một loạt file excel cùng với các công thức chồng chéo nhức đầu, mà phần lớn công việc của họ sẽ chỉ là nhập dữ liệu vào hệ thống và kiểm tra kiểm soát lại. Tất cả các thuật toán để cho ra được kết quả sau cùng đều đã được cài đặt sẵn, giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng vì phải làm việc quá tải, dành thời gian để làm những việc khác mang lại nhiều giá trị hơn.

8. Tinh gọn bộ máy nhân sự

Như đã trình bày ở trên, phần mềm vận tải có thể giúp bạn thu vén lại công việc, sắp xếp đâu vào đấy theo một trật tự rõ ràng và thống nhất. Khối lượng công việc giảm tương đương với việc bạn có thể tinh giảm đi một số vị trí nhân sự không cần thiết, giúp bộ máy vận hành ngày càng đơn giản, gọn nhẹ.

9. Đánh giá chính xác sức khỏe doanh nghiệp

Báo cáo kết quả kinh doanh được xem như là Giấy báo sức khỏe doanh nghiệp, giúp bạn đưa ra giải pháp hoặc chiến lược phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
So với báo cáo tay thì báo cáo hệ thống sẽ cho kết quả khách quan hơn và chính xác đến 100% vì được kết xuất từ số liệu thực tế. Thêm một ưu điểm nữa là nếu sử dụng phần mềm chủ doanh nghiệp có thể chủ động xem được báo cáo mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải chờ đợi hay phụ thuộc vào bất cứ ai!

10. Linh hoạt trong cách vận hành/quản lý

Với sự hỗ trợ của phần mềm vận tải, dường như mọi hoạt động của công ty đều có thể diễn ra bất chấp vị trí địa lý. Nhân viên có thể làm việc tại nhà; ban giám đốc có thể vừa đi công tác, đi du lịch vừa điều phối/giám sát/cập nhật thông tin liên tục từ công ty. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp có thể thích nghi linh hoạt với nhiều tình huống hơn, nếu nhân sự bận việc không thể đến văn phòng hoặc rơi vào mùa dịch cũng vẫn đảm bảo được tiến độ và chất lượng công việc.

III. Phần mềm quản lý vận tải LogisViet – Giải pháp phần mềm được nhiều doanh nghiệp vận tải lựa chọn sử dụng

Phần mềm quản lý vận tải LogisViet được thiết kế chuyên dụng dành riêng cho doanh nghiệp vận tải hàng hóa đường bộ. Dựa trên kinh nghiệm của các chuyên gia trong lĩnh vực vận tải, phần mềm LogisViet tích hợp tất cả các tính năng phục vụ cho hoạt động của các phòng ban và nhân sự trong công ty, tạo nên môi trường phối hợp hiệu quả giữa tất cả các bộ phận, giúp giảm thiểu sai sót và loại bỏ những công việc dư thừa; nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng cho khách hàng của bạn.

Phần mềm quản lý vận tải LogisViet giúp bạn quản lý được tổng thể doanh nghiệp từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra, từ kế hoạch vận chuyển đến quản lý chi phí vận tải, sửa chữa, lương nhân sự, công nợ khách hàng và xuất báo cáo tài chính. Giúp bạn dễ dàng đánh giá tình hình sức khoẻ của doanh nghiệp và ra những quyết định nhanh chóng, phù hợp.
Phần mềm quản lý vận tải LogisViet được đánh giá cao bởi những tính năng nổi bật sau:

Quản lý theo thời gian thực

Ngày nay, hầu hết các công ty vận tải chuyên nghiệp đều chú trọng quản lý nhân sự và chất lượng công việc thông qua thời gian thực (realtime). Phần mềm LogisViet có thể phản ánh chính xác tình hình vận chuyển của từng đơn hàng/chuyến hàng, thời gian làm việc của tài xế khi đang thực hiện nhiệm vụ vận chuyển và đánh giá hiệu quả dựa trên thời gian hoàn tất chuyến. Dựa trên timeline (dòng thời gian) vận chuyển, công ty có thể cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng và điều chỉnh kế hoạch vận chuyển sao cho tối ưu nhất.

Quản lý chặt chẽ chi phí sửa chữa và các hạng mục sửa chữa.

Việc kiểm soát chi phí sửa chữa sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết với phần mềm quản lý vận tải LogisViet. Tất cả các hạng mục sửa chữa sẽ được giới hạn lại cùng với mức chi phí hợp lý.
Những hạng mục sửa chữa lớn đều được khống chế và kiểm soát chặt chẽ thông qua phiếu đề xuất trước khi việc sửa chữa diễn ra. Phần mềm sẽ lưu lại thông tin lịch sử sửa chữa lớn - nhỏ của từng xe một cách quản lý một cách chi tiết và rõ ràng cùng với những chi phí, chứng từ đi kèm. Việc của bạn giờ đây chỉ là kiểm tra lại tính hợp lý và chính xác của từng đợt sửa chữa, và chỉ với vài thao tác đơn giản chưa mất đến 1 phút là bạn đã có thể trích xuất được đúng nội dung cần tìm.

Quản lý nhiên liệu chính xác đến 100%

Đối với những Doanh nghiệp vận tải vừa và lớn, chi phí dầu là một vấn đề nhức nhối. Đặc biệt với thị trường “Dầu phi mã” hiện nay, việc sở hữu một cây dầu riêng là điều rất cần thiết và có lợi cho Doanh nghiệp, nhưng để quản lý được cây dầu của mình lại là một vấn đề khó khăn.

Được xây dựng bởi đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, phần mềm LogisViet có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý cây dầu chính xác đến 100% mà không bị mất dầu, quản lý đơn giá nhiên liệu theo từng đợt nhập - xuất, thống kê chi phí nhiên liệu trên từng xe hoặc của tất cả các xe trong tháng. Đặc biệt, bằng những thuật toán hết sức phức tạp, hệ thống có thể tính được định mức tiêu hao nhiên liệu thực tế của từng xe, từ đó giúp nhà quản lý có thể điều chỉnh phương thức làm việc với tài xế, hạn chế tối đa việc thất thoát nhiên liệu hoặc chi phí cho nhiên liệu chiếm tỉ lệ quá cao.

Tích hợp GPS giám sát hành trình

Một trong những tính năng ưu việt của phần mềm vận tải LogisViet đó chính là cho phép tích hợp GPS hành trình vào chung một hệ thống, giúp bạn dễ dàng theo dõi vị trí, tình trạng hoạt động của xe cùng tài xế; phối hợp linh hoạt trong việc điều xe, từ đó tiết kiệm được thời gian và chi phí nhiên liệu.

Báo cáo tài chính nhanh chóng - chính xác

Với tính năng tự động thống kê các loại chi phí hoạt động của công ty để đưa ra bảng báo cáo tài chính và lợi nhuận của phần mềm quản lý vận tải LogisViet, nhà quản trị luôn chủ động nắm bắt tình hình sức khỏe doanh nghiệp vào bất kỳ thời điểm nào, với độ chính xác và tin tưởng tuyệt đối giúp bạn có cơ sở để ra những quyết định, kế hoạch mới một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, nếu nghi ngờ sự bất thường của những con số, bạn cũng sẽ dễ dàng rà soát và biết chính xác sai sót ở đâu, của bộ phận nào.

Giao diện đẹp và thao tác người dùng đơn giản

Giao diện đồ hoạ tuỳ biến ở hai giao diện ngang và dọc theo ram màu sáng và xanh trung tính, giúp người dùng cân bằng thị lực khi làm việc thường xuyên trên máy tính. Bên cạnh đó, việc thao tác trên phần mềm hết sức đơn giản vì đối với mỗi tính năng, người dùng có thể làm việc trên một cửa sửa duy nhất mà không cần phải mở nhiều tác vụ.

Phần mềm được cập nhật và nâng cấp thường xuyên.

Với tiêu chí luôn đồng hành - sát cánh cùng doanh nghiệp vận tải Việt Nam, LogisViet luôn không ngừng đổi mới, nâng cấp thường xuyên để phù hợp hơn với mỗi doanh nghiệp vận tải và không không bị tụt hậu sau thị trường công nghệ Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung.

Phần mềm LogisViet - Sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp vận tải

Được nhận định là có nhiều điểm sáng về tính năng, bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp vận tải cũng như dễ dàng sử dụng, phần mềm vận tải LogisViet đang là giải pháp được nhiều công ty ưu ái lựa chọn. Đến với LogisViet, bạn cũng sẽ được hỗ trợ và chăm sóc tận tình bởi đội ngũ tư vấn viên nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm.

Qua bài viết trên, chúng ta có thể thấy được những lợi ích thiết thực khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong phương thức quản lý doanh nghiệp vận tải hoặc có nhu cầu tìm hiểu/ tư vấn về phần mềm vận tải. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline: 0988 597945 hoặc 0988 167702 để được tư vấn miễn phí và xem bản demo phần mềm - Bạn sẽ có cái nhìn trực quan và sinh động hơn. Đội ngũ tư vấn viên LogisViet rất hân hạnh được phục vụ Bạn!

Nguồn: Hồng Nguyễn